Ларин управление документацией в организации. Проблемы документационного обеспечения управления. Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба» Дипломная работа

Разделы сайта

Выбор редакции:

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного примата делопроизводства, от классического деления документации “по системам” и на переход к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.

Управление документацией отличается и от , и от ДОУ. Рассмотрим некоторые представления о данном предмете, имеющиеся в западной и отечественной литературе.

Следует сказать, что хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций (ЮНЕСКО - Программа RAMP, Международный совет архивов - Международный совет по управлению документацией, Международная федерация по управлению документацией; Международная организация по стандартизации ИСО - технический комитет ИСО/ТК 154 “Документы и информация в управлении: торговле и промышленности”).

Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии - текущие архивы).
Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.
Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Доклад Дж. Роудза дает общие представления о предмете исследования. Однако этого явно недостаточно для проникновения в суть проблемы и ее всестороннего исследования. В силу указанных причин, обратимся к гносеологии вопроса.

Исторически термин “управление документацией” зародился в Соединенных Штатах Америки. Американские авторы Ф.В. Хортон и К. Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в США после Второй мировой войны, когда “страна погрязла в бумажной работе” и “возникла необходимость привести всю документацию в порядок”. Значительную роль в решении проблемы управления документацией сыграла Комиссия Гувера, перед которой стояла задача найти способы сокращения трудозатрат на работу с документами в государственных учреждениях. Важной нормативной базой для управления документацией явились Закон о документах 1950 г. и Закон о национальном архиве 1984 г., Закон о сокращении работы с документами 1980 г. и его новая редакция 1989 г..

С учетом значительной роли американских специалистов в разработке проблемы управления документацией, обратим внимание на некоторые имеющиеся в нашем распоряжении работы для более детального изучения предмета исследования. Прежде всего рассмотрим предметную область понятия, его суть, поскольку в литературе имеются различные точки зрения. Следует заметить, что разные авторы неоднозначно понимают место управления документацией в менеджменте организации.

Хортон и Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.

Признание управления документацией функцией управления поддерживают и другие исследователи. Например, К. Хар и Д. Маклеод считают, что управление документацией относится к числу стратегических функций организации, а Джон Саммервил прямо связывает эффективную реализацию функции управления документацией с получением прибыли: “Мы - управляющие информацией... уже не запускаем руку в общий бюджет своей организации, наоборот, будучи профессионалами в области информации, мы, по сути, сами зарабатываем деньги для своей организации”.

Другой взгляд на управление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации.

Типичный пример такого подхода дан в работе М. Баккленда “Об основе теории управления документацией” (The Ameriсan Archivist. 1994. - Vol. 57. - 1994, P. 346–351). Автор утверждает, что управление документацией это не теория, а практическая деятельность управляющих документацией, которая включает в себя поиск информации, составление перечней документов с указанием сроков их хранения, описание документов, индексацию и классификацию документов, организацию доступа к документам, информационные технологии, работу персонала. С другой стороны, автор подчеркивает, что “миссия службы по управлению документацией должна быть связана с миссией организации в целом”. Иначе говоря, управление документацией должно быть связано с целями и задачами организации в целом. Таким образом, характеризуя управление документацией как практическую деятельность, М.Баккленд естественно приходит к мысли о функциональном значении управления документацией в организации.

Известный американский специалист по консультированию Д.О. Стефенс также воспринимает управление документацией как практическую деятельность. Однако он подчеркивает, что управление документацией может стать самостоятельной сильной профессиональной научной дисциплиной с очень хорошими перспективами развития.

В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание управления документацией она изложила в работе “Деловая документация в сфере управления”. В ее представлении управление документацией заключается в:

организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;
ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов;
упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;
правовом обосновании всех аспектов управления документацией.

В целом позиция А.Н. Соковой вполне логична, она отражает эволюцию ее взглядов на делопроизводство и возможные пути его совершенствования в теории и на практике. Однако эти идеи в течение долгого времени оставались без поддержки и не развивались в рамках отечественного документоведческого направления. Выступая на конференции, посвященной 70-летию архивного дела в стране и отражая при этом позицию ученых-документоведов, А.Н. Сокова вновь обращает внимание на проблему управления документацией, считая ее актуальной в условиях происходящей перестройки СССР.

В 90-е годы понятие “управление документацией” все чаще встречается в научных публикациях, особенно в компьютерных изданиях, которые часто используют дословные переводы английских терминов. Однако лишь в некоторых публикациях делается попытка понять содержание этого емкого понятия, его значение для документоведения как научной дисциплины и для практического применения данного термина. Уместно привести определение, подготовленное терминологической группой Международного совета архивов: “под управлением документацией понимается область общего административного управления, направленная на экономное и эффективное создание, использование и хранение документов в течение их жизненного цикла”.

В чем отличие этого понятия от общепринятого в российской и советской практике термина делопроизводство? Делопроизводство, согласно последнему государственному стандарту, определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Этим ГОСТом делопроизводство одновременно понимается и как документационное обеспечение управления.

Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень, и его сфера действия распространяется на всю документацию организации. Однако формальное тождество данных понятий в государственном стандарте - это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты в соответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления. К примеру, А.Н. Сокова рассматривает ДОУ как упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:

Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию;
ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.

На наш взгляд, вышеизложенные позиции весьма уязвимы с точки зрения научного системного анализа. Очевидно, что не объемы и виды документации являются определяющими, когда мы говорим о делопроизводстве и ДОУ. Вряд ли эти понятия обозначают и лишь отрасль деятельности. Представляется, что главным при изучении рассматриваемых понятий должно быть их значение в процессах управления, удельный вес работы с документами в управлении. По нашему мнению, следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ - обеспечивающую. Суть отличий заключается не только в объеме документации, которую регулирует делопроизводство или ДОУ, а в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки.

Более того, мы придерживаемся мнения, что не следует понимать делопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство - в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления - понятие другого рода. Его суть - обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления, по нашему убеждению, - термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.

Итак, на основе вышеизложенного, мы понимаем управление документацией как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов - до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.

Михаил Ларин, академик Международной академии информатизации, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Развитие понятия "Документ"

М.В. Ларин, директор ВНИИДАД

Источник: журнал «Делопроизводство». 2000. № 1 .

Проблема совершенствования управления документацией и эволюции управленческого документа требует осмысления самого понятия "документ", исторических и методологических характеристик его эволюции. Известно, что документы сопровождают человека с момента возникновения письменности - начертательного способа фиксации информации. Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знания, сферах жизни.

История документа и документации как совокупности документов, связанных между собой формально-логическими связями, является одной из интереснейших тем документоведения и до настоящего времени недостаточно изучена. Вместе с тем в истории документа можно выявить истоки большинства сегодняшних проблем управления документацией в организациях. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса трансформации документа можно назвать причины возникновения, изменения и сохранения форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, появление и исчезновение отдельных реквизитов документа и т.д.

В.И. Истрин связывает развитие документа непосредственно с возникновением письменности, так как письменная, текстовая, содержательная часть - это основа любого документа. Следует согласиться, что факторы, обуславливающие появление письма в историческом ракурсе (формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка, предшествующих систем письма), отразились и на становлении документа*1.

*1 Истрин В.И. Возникновение и развитие письма. М., 1965. С. 28.

Анализ литературы показывает, что основные функции документа связаны с процессом запоминания (фиксации) информации с последующей передачей ее во времени и пространстве. К ним на первоначальном этапе становления письменного документа можно отнести: учет, подсчет, борьба с обманом, передача команд, запись информации в целях ее сохранения и распространения в научных, религиозных, учебных и других целях*1. Реализация названных функций привела на практике к появлению графической документации (карт и чертежей), медицинской, бухгалтерской и других видов документации. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.

*1 См.: Банасюкевич В.Д., Ларин M.В., Сокова А.Н. Государство и эволюция систем документации. Отчет о НИР. СИФ ВНИИДАД.

Зададимся вопросом о том, что же с точки зрения документоведения представляет собой документ. Очевидно, что разработка оптимального определения термина "документ" зависит от полноты изучения проблемы эволюции управленческих документов в целом. К сожалению, до настоящего времени в документоведении и архивоведении не выработано четкого, однозначного и общепринятого термина "документ". Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения.

Понятие "документ" используется во многих областях знаний и является объектом исследования ряда научных дисциплин. Почти каждая из этих наук выдвигает свой подход к определению документа, исходя из того, какие критерии берутся за основу: назначение документа, форма, способ записи и воспроизведения информации и т.п. По нашему мнению, решение задачи поиска необходимого смыслового значения термина "документ" в документоведении возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа.

Являясь общенаучным понятием, документ имеет определенные отличия в толковании разными дисциплинами*1, отражающими их предмет и задачи.

*1 Степанский А.Д. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М. 1965; Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем // Тезисы сообщений к теоретическому семинару "Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации". - М. 1972; Медушевская О.М., Степанский А.Д., Люшин С.П. О материалах научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. - М. 1976. Ч. 1; Сокова А.Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М. 1985. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. N 039-86; Автократов В.И. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - М. 1976. Т.6. 4.1; Илизаров Б.C. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М. 1984 и др.

Тесная взаимосвязь между научными дисциплинами, изучающими документацию с разных позиций, проявляется в их понятийном аппарате. Если документоведение ставит своей главной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности. Важно подчеркнуть, что оценка документа как исторического и социологического источника прямо вытекает из того, какое место занимал документ и какое значение он имел, выполняя первоначальные свои функции*1.

*1 Банасюкевич В.Д. Вопросы терминологии управленческой документации // Советские архивы, 1974, N 4. С. 17.

Самое широкое понимание документа дано в документалистике - как любого материального носителя с закрепленной информацией на любом языке и любым способом*1. В документоведении документ - средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека*2. В источниковедении документ - объект, специально предназначенный для передачи информации*3.

*1 См. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М. 1973. С. 7.

*2 ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

*3 Медушевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы. 1979. N 2. С. 5.

В архивоведении употребляется термин "архивный документ" - документ, хранящийся в архиве*1.

*1 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М. 1982. Ст. 22. Ранее применялся термин архивные материалы, затем документальные материалы, затем (с 1971 года) документы.

В правовой науке документы изучаются как средство документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука определяет документ как важнейший исторический источник, документалистика считает документом любую фиксированную информацию*1.

*1 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.3. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1977. С. 7.

Специалисты в области управления рассматривают документ как средство фиксации и передачи управленческих решений*1.

*1 Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985. С. 10.

Илизаров Б.С. предложил определение документа как объекта изучения всех дисциплин: документ - результат целенаправленного запечатления (документирования) информации для передачи ее во времени и пространстве*1.

*1 Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М., 1984. С. 32.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию "документ", по нашему мнению, дает научная дисциплина - документоведение, изучающая закономерности образования документов, складывания и развития систем документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности.

Понятия "документ", "документация" в своем развитии претерпели существенные изменения. Первоначально латинское doceo означало "учу", "извещаю". Позднейшая производная форма documentum, в узком смысле слова означающая "доказательство", "свидетельство", надолго утвердилось во многих сферах научной и практической деятельности.

В русском языке понятие "документ" появилось в XVIII в. Петр I перевел его как "письменное свидетельство"*1, подчеркнув тем самым прежде всего правовое значение документа. В XIX в. выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления*2. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. "Документ - 1) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей, 2) вообще всякое письменное доказательство"*3.

*1 Документалистика - 60. Материалы Первого всесоюзного симпозиума по документалистике, ч. 1. - Вильнюс, 1970. С. 45.

*2 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1977. С. 11.

*3 См.: Павленков Ф. Энциклопедический словарь. - СПб., 1913. С. 687.

Однако в нормативных актах дореволюционной России XIX - XX вв. по организации управления и делопроизводства термин "документ" почти не употреблялся. В практической деятельности учреждений понятие документа также отождествлялось с понятиями "деловая бумага", "акт", "дело". Эта тенденция отождествления "деловой бумаги" и "документа" сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин "деловая бумага" заменяется "служебным документом". Так, в Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения "служебных документов"*1. В "Толковом словаре русского языка" 1934 г. документом называется "письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя"*2.

*1 СЗ СССР, 1932, N 53, ст. 319.

*2 Толковый словарь русского языка. Под ред. Д.Н. Ушакова, т. 1. - М., 1934. С. 751.

В приведенных выше определениях можно выделить две составляющие документа: информационную (документ - зафиксированная информация, передаваемая во времени и на расстоянии) и правовую (документ служит доказательством достоверности информации и представляет одну из форм выражения права).

По мере накопления знаний о закономерностях образования документов и документирования в различных отраслях человеческой деятельности, а также с появлением новых типов материальных носителей информации понятие "документ" получало новое осмысление, наполнялось новым содержанием.

К.Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия "документ", "документальные материалы" обозначают все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи*1.

*1 Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. Указ. соч., с. 8.

Более позднее определение К.Г. Митяевым понятия документа как результата сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов было развито в "Кратком словаре архивной терминологии". В нем в определении "документ" заложено понятие об информации как объекте описания: "Документ - результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)"*1. Хотя термины "информация" и "носитель" отсутствуют, но они раскрываются в дефиниции через их характеристики.

*1 Краткий словарь архивной терминологии. - М. - Л., 1968. С. 19-20.

Позже ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (М., 1971) вносит в термин "документ" изменения: "Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека"*1. В этом определении дано развернутое понятие информации, однако слово "результат" (закрепление информации) заменено не оправданным ни семантически, ни логически словом "средство".

*1 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-70. - М., 1971. N 1. С. 2.

В приведенном определении следует обратить внимание на следующее: 1) Документ является результатом прежде всего сознательной человеческой деятельности. Закрепление информации выполняется при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация закрепляется техническими средствами, созданными человеком.

2) Сознательно закрепляемая информация не может быть выражена без слов или каких-либо знаков или символов (машинных кодов), поскольку она является мысленным отображением действительности.

Таким образом, основное смысловое значение документа обобщено в определении его как средства закрепления информации*1. При этом в самом понятии выделяются новые признаки документа, такие как способы и материал закрепления информации, обязательная идентификация документа.

*1Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1977. С. 13.

Дальнейшее развитие архивной терминологии, отраженное в "Словаре современной архивной терминологии социалистических стран"*1, внесло коррективы в предыдущее определение термина "документ". Понятие "информации" как несущее основную нагрузку осталось в логико-семантической связи в составе словосочетания "результат закрепления информации". Дополнительно введенное понятие "носитель", на котором закреплена соответствующая информация, придало дефиниции законченный вид: "Документ - результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе"*2.

*1 М., 1982. Вып. 1; 1988. Вып. 2.

*2 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982. Вып. 1. С. 59.

Введенные понятия различных носителей и различных способов закрепления информации - терминологически разводило понятия "документ" и "документная информация".

В ГОСТе 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (М., 1983) в дефиницию термина "документ" внесены поправки, которые дополняют представление об объекте описания, отделяя материальный носитель "документа" от информации на нем. Словарная конструкция "материальный объект с информацией" дополняет и уточняет семантическое значение термина; этой же цели служит устранение понятий "средство" или "результат" из дефиниции и отказ от перечисления способов закрепления информации на различных материальных носителях: "Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и в пространстве"*1.

*1 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83. - М., 1983. С. 5.

А.В. Елпатьевский ввел в архивоведение понятие "документная информация". Его определение, данное в начале 70-х гг., считалось наиболее точно отражающим все виды документной информации, в том числе и архивной: "Под документной информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы, зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения"*1.

*1 Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия "документная информация" в свете ленинской теории отражения // Тезисы сообщений к теоретическому семинару "Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения (январь 1974)". - М.: ВНИИДАД, 1973. С. 27.

Таким образом, анализ последовательного развития определений документа позволяет выделить три основных подхода к формулированию термина "документ":

1) документ - материальный объект;

2) документ - носитель информации;

3) документ - документированная информация.

С позиций документоведения наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования*1.

*1 Федеральный закон от 23.11.1994 "Об обязательном экземпляре документов" // СЗ РФ. 1995. N 1. Ст. 1.

Первоисточником такого подхода к документу может служить работа Поля Отле "Трактат о документации"*1. В СССР сторонниками данного термина стали специалисты по информатике, которые в 60-е годы дали ряд дефиниций документа*2. В этом случае речь идет об информационных процессах, о передаче информации от одного субъекта другому.

*1 Отле П. Трактат о документации. Брюссель, 1934.

*2 Например, "Терминологический словарь по теории и практике научной информации" (М., 1964) дает такую дефиницию: "Документ - материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде"; Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляровский Р.С. в книге "Основы информатики" (М.: Наука, 1968, с. 46) вводят следующее определение: "Документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени и используемый в общественной практике"; ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (М., 1983, с. 5) также устанавливал, что "документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве". В этом определении сделан акцент на участии человека в создании документа.

Разновидностью данного толкования понятия "документ" является замена в термине словосочетания "материальный объект" на "материальный носитель", "носитель", "специальный материал". Впервые такой подход был обозначен в кратком словаре архивной терминологии*1 и развит в ГОСТе 16487-70*2. Среди ученых и специалистов этой точки зрения придерживались последовательно Воробьев Г.Г., Рудельсон К.И., Киба Ю.И. и Цибизов Н.И., Фельзер А.Б. и Миссерман М.А., Илюшенко М.П., Петраков А.В. и др.*3.

*1 См.: Краткий словарь архивной терминологии. - М. - Л, 1968. С. 19-20.

*2 ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1971. С. 2.

*3 См.: Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. С. 7 (Документ - любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом); Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М.: Наука, 1973. С. 19 (Документ является носителем информации, подтверждает знания, факты, события и явления объективной действительности и служит для передачи сведений о них во времени и пространстве); см. также: Киба Ю.И., Цибизов Н.И. Организационно-методические принципы унификации и стандартизации документации, используемой в АСУ // Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. - Подольск, 1974. С. 3; Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. - Киев, Вища школа, 1977, с.6; Илюшенко М.П. Организация документооборота. - М., МГИАИ, 1981. С. 38; Петраков А.В. Введение в электронную почту. - М.: ФиС, 1993. С. 23 и др.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия "документированная информация (документ)", по мнению правоведа В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации... Документированная информация... есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности*1. Мысль о документе как двуедином целом разделяет и М.Н. Костомаров, который справедливо указывает, что в этом единстве в течение длительного времени главенство принадлежало именно носителю, становившемуся как бы нарицательным обобщенным именем документов (например, "бумаги")*2.

*1 Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования - научно-техническая информация. Серия 1. Организация и методика информационной работы. - М., ВИНИТИ, 1996, N 8. С. 2. Мысль В.А. Копылова о признании документированной информации материальным объектом, по нашему мнению, следует учесть в ведущейся в архивном мире дискуссии о цене и материальной оценке архивных документов.

*2 Костомаров М.Н. "Многоликий Янус" - документ в системе информационного менеджмента. - #M12293 0 941800395 2980148181 3213866710 3577110956 4294967294 2249773749 4188262768 1249387220 4294967272Делопроизводство, 1998, N 1. С. 22-23#S.

Продолжая анализ понятия "документ", можно сделать вывод о том, что его основу составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты. Возможность идентификации зафиксированной информации коренным образом отличает документ от других носителей информации. В этом мы солидарны с украинским ученым С.Г. Кулешовым, который в своей монографии отмечает, что документ - это специальная материальная конструкция, созданная человеком для сохранения и передачи информации в пространстве и времени, приспособленная для физиологических возможностей прочтения текста (как логической последовательности речевых и неречевых знаков)*1.

*1 См.: Кулешов С. Документальнi джерела науковоi iнформацii поняття, типологiя, icторiя, типологiчноi схеми. - Kuiв, 1995. С. 26.

Особенно важным представляется введение в термин понятия идентификации документа с точки зрения его применения в управлении и архивном деле. Таким образом, в результате эволюции понятие документа приходит к его современному официальному толкованию: "Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать"*1. На наш взгляд, этим определением вполне может оперировать документоведение.

*1 Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации". ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Источник: Электронный каталог отраслевого отдела по направлению «Юриспруденция»
(библиотеки юридического факультета) Научной библиотеки им. М. Горького СПбГУ

Некоторые проблемы документирования управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления /

Е. Н. Колесник.

Колесник, Е. Н.
2003 Аннотация: Опубликовано: Чиновник. - 2003. - № 2 (24). Полный текст документа:

Колесник Е. Н.

Некоторые проблемы документирования управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления

Документирование управленческой деятельности - это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными служащими, а также другими работниками аппарата органов государственной власти и местного самоуправления. Качество управленческих документов, являющихся результатом деятельности органов государственной власти и местного самоуправления (ОГВ и МС), определяет качество и точность исполнения документов; соответствие намеченных целей управления полученным результатам; эффективность управления и другие его качества. Поэтому работники ОГВ и МС должны обладать навыками составления качественных управленческих документов.

Речь пойдет о законах, закономерностях и тенденциях, действующих в документировании управленческой деятельности, которые изучаются в документоведении.

Управленческие документы, являющиеся неотъемлемой и обязательной составляющей процесса управления, традиционно были объектами исследования в документоведении. В настоящее время управление в России является быстро развивающейся как в научном, так и практическом аспектах сферой человеческой деятельности. К качеству и эффективности современного управления предъявляются высокие требования.

Документоведение как общая наука о документе, изучающая законы их составления и связи с деятельностью человека, является молодой наукой, находящейся в стадии преднауки . Поэтому она пока не имеет четко и полно определенной сущности, выражаемой в объекте, предмете и методах исследования, ее структуре, понятийном аппарате , а также в перечне проблем, подлежащих описанию, исследованию и решению.

Развитие документоведения идет медленно, что, в частности, объясняется отсутствием ресурсов, необходимых для проведения исследований, и неопределенностью практической выгоды, которая может возникнуть при использовании научных результатов.

В определенных ситуациях общение между субъектом и объектом управления осуществляется посредством управленческих документов. Поэтому субъект управления, определяя содержание управленческого документа и передавая документ на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы, и будет получен желаемый результат, т.е. будут достигнуты намеченные цели управления. При этом управленческие документы часто выступают главным источником сведений, на основе которых "исполнитель" определяет свои действия, направленные на достижение цели управления.

В связи с этим особенностью управленческих документов является то, что сведения, содержащиеся в документе, являются одним из факторов, определяющих возможность реализации и эффективность процесса управления.

Перечисленные выше сущность документоведения как науки, особенности развития документоведения, высокие требования к качеству и эффективности управления, современные темпы развития управления, особенность управленческих документов обуславливают необходимость выделения управленческого документоведения как самостоятельной ветви науки документоведения. Учитывая влияние управленческих документов на качество и эффективность процесса управления, результаты этой науки будут иметь практическую выгоду.

Одной из основных проблем в управленческом документоведении можно считать проблему влияния управленческого документа на качество и эффективность управления.

Изучить это влияние можно только в том случае, если значение словосочетания "управленческий документ" строго определено.

Слово "документ" имеет различные значения. Так, например, в толковом словаре С.И. Ожегова документ определяется как "...деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт, или право на что-либо" . В соответствии с Российским государственным стандартом (ГОСТ Р 51141-98) документ определяется как "...зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". В юриспруденции документ - это "...овеществленное изложение мыслей, которое предназначено для доказывания юридически значимых обстоятельств, а также позволяет установить его составителя" . В гражданском процессе документ - это "...письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентным органом в пределах его прав и обязанностей, в установленном законом порядке, содержащее наличие всех необходимых реквизитов (дату выдачи, подпись должностного лица, указание организации или органа, выдавшего документ, и т.д.)" . В уголовном процессе документом признается "...любой предмет материального мира, на котором какими-то условными знаками (буквами, цифрами и др.) зафиксирована какая-то мысль или имеется изображение какого-либо объекта" .

Для определения значения словосочетания "управленческий документ" необходимо установить совокупность признаков управленческого документа. К этим признакам относятся:

Управленческий документ содержит две части - содержательную (текст документа) и справочную;

Управленческий документ предназначен для выполнения управленческой функции.

Справочная часть документа содержит сведения, связывающие этот документ со средой управления. Все сведения справочной части документа делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и содержит сведения, связанные между собой этим смыслом. Такая группа называется реквизитом документа.

Состав, правила составления и оформления реквизитов устанавливаются нормативными документами (стандартами, инструкциями, правилами…), действие которых распространяется на определенный круг субъектов процесса управления.

В состав реквизитов управленческих документов обязательно входит реквизит (подпись), заверяющий достоверность текста документа. (Необходимость заверки достоверности сведений объясняется тем, что принять правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых оно вырабатывается, недостоверны, а также тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно.)

Управленческий документ относится к классу сообщений. Т.е. для него всегда можно установить автора документа и того, кому этот документ адресован, а также документ может перемещаться в пространстве и существовать во времени столь долго, сколько это необходимо для управления.

Таким образом, если документ обладает этими признаками, то его можно отнести к управленческим.

Обобщая сказанное, можно определить "управленческий документ следующим образом.

Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.

Из перечисленных признаков управленческого документа наиболее неисследованным является третий признак. Что означает то, что документ выполняет управленческую функцию?

На этот вопрос можно дать различные ответы. Наша версия ответа, приводимая ниже, позволяет определить понятие цели управленческого документа, которое играет одну из ключевых ролей в управленческом документоведении и основано на следующем простом утверждении. Автор документа предполагает, что сведения, содержащиеся в документе, вызовут такую реакцию исполнителя, которая должна завершиться определенным результатом. Эти результаты могут быть нескольких типов:

Документ предписывает исполнителю получить строго определенный результат. Например: "К 01.03.2000 получить заключение экспертных органов об экологическом состоянии Белоярского района";

Исполнитель должен произвести набор строго определенных действий, указанных в документе. При этом для руководителя главным является то, чтобы исполнитель точно и качественно выполнил указанные действия. Например: "В первую очередь соберите совещание работников организации и только после этого приступайте к решению вопросов, определенных утвержденной программой";

Документ определяет правила, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. Например: "При определении регистрационного номера документа руководствуйтесь инструкцией по делопроизводству";

Документ определяет круг полномочий, прав должностного лица. Например: "Вам дается право от своего лица вести переписку с организациями по вопросам...";

Документ должен привести исполнителя в определенное психологическое состояние, т.е. он содержит сведения, мотивирующие исполнителя. Например: "За несвоевременное рассмотрение обращений граждан, вы несете ответственность в соответствии с…";

Документ служит для передачи сведений, предназначенных для использования в управлении.

Таким образом, мы предлагаем определить, что управленческая функция документа проявляется в установленном в документе типе результата, который должен получить исполнитель документа.

Эти рассуждения позволяют нам ввести одно из главных понятий управленческого документоведения - цель управленческого документа.

Под целью управленческого документа будем понимать тот результат, который должен быть получен по завершению исполнения документа.

Как показывают исследования, установление целей управленческого документа, предшествующее его созданию, позволяет существенно сократить количество создаваемых документов и повысить их коэффициент информативности .

Субъект управления, определяя содержание документа и передавая его на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы. То есть он определяет желаемую цель - цель документа.

Исполнитель в результате исполнения документа достигает некоторого результата, который на практике может не совпасть с целью документа. Причины этого несовпадения могут быть обусловлены факторами различной природы. В управленческом документоведении изучению подлежат факторы, определяемые управленческим документом.

Поэтому одной из проблем управленческого документоведения можно считать проблему определения таких требований к управленческим документам, выполнение которых исключило бы документ из числа факторов, обуславливающих несовпадение желаемой цели документа и результата, полученного после исполнения документа.

Нами предложен следующий состав требований, которым должен отвечать управленческий документ, чтобы не стать фактором, обуславливающим не совпадение цели документа и реально полученных результатов, после его исполнения.

1. Законность

Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить сведениям, опубликованным в действующих нормативно-правовых актах и других документах, определяющих действия участников процесса управления.

Невыполнение этого требования может привести либо к тому, что цели документа будет невозможно достичь, либо достигнутые цели будут аннулированы в установленном порядке.

2. Мотивированность

Желательно, чтобы содержание документа побуждало к достижению его целей. Если управленческий документ не отвечает этому требованию, то это не значит, что цели документа не будут достигнуты. Тем не менее, побуждение имеет большое значение в управлении. Поэтому в любом случае, если документ мотивирует исполнителя, достижение его целей будет более вероятным и наоборот - отсутствие в документе побуждающих положений может сделать цели документа не достижимыми.

3. Юридическая значимость

В настоящее время не установлено точное значение термина "юридическая значимость". Более того, в ряде публикаций вместо термина "юридическая значимость" используется термин "юридическая сила". Мы полагаем, что документ отвечает требованию юридической значимости, если он может быть признан как свидетельство, доказательство в органах, уполномоченных определять, можно ли документ использовать как свидетельство, доказательство.

Поэтому, во-первых, документ должен быть издан органом, уполномоченным на издание таких документов, во-вторых, он должен иметь все положенные реквизиты, оформленные в соответствии с действующими нормативными документами. Отсутствие этих признаков приводит к тому, что документ может быть не принят лицами, от решения которых зависит достижение целей документа.

Определение дальнейших требований основано на следующих обстоятельствах:

Руководитель, составляя документ, переводит значение авторского содержания (ЗСА) документа в текст. Исполнитель, анализируя управленческий документ, определяет свое значение его содержания (ЗСИ);

Руководитель полагает, что значение содержания документа, определенное исполнителем, совпадает со значением содержания, которое вложил в документ автор. Иначе несовпадение этих значений может привести к несоответствию цели документа результату, полученному после его исполнения.

Ошибки в выражении и интерпретации значения текста документа, возникающие по разным причинам, приводят к тому, что на практике возникают ситуации, когда ЗСА не совпадает с ЗСИ.

Поэтому правомерна постановка такого вопроса: "Каким требованиям должен соответствовать управленческий документ, чтобы не стать причиной несовпадения указанных значений?".

Исследование значения слова "конкретность" привело нас к выводу о том, что эти требования могут быть сведены к единственному требованию "конкретности". Оно может быть выражено следующим образом.

Конкретный текст - это достоверный текст, содержащий полные сведения, смысл которого понятен (определяется без сомнений) и устанавливается без дополнительных толкований и разъяснений.

Следовательно, требование конкретности можно представить, как совокупность требований достоверности, полноты и понятности.

Достоверность - сведения, содержащиеся в документе, должны соответствовать истине.

Полнота - в зависимости от сути сведений, содержащихся в тексте документа, степень их влияния на управление может быть различной, а именно: без части сведений реализация процесса управления невозможна. Например, неизвестна цель управления.

Часть сведений необходима для обеспечения эффективной реализации управления (говоря об эффективности процесса управления, мы подразумеваем достижение его целей с наименьшими затратами). Например, сведения о некоторых чертах характера сотрудника.

Часть сведений не связана с управлением, т.е. их отсутствие не влияет на реализацию управления. Например, сведения о степени твердости карандашей, используемых ведущим специалистом организационного отдела при написании черновика конкретного документа.

Будем называть документ полным, если он содержит все сведения, необходимые для управления

Понятность - исследования показывают, что существуют несколько объективных условий возникновения непонятности текста

Условие 1. Текст документа понятен, если из него можно однозначно определить лексическое значение каждого многозначного знаменательного слова, употребленного в тексте.

Условие 2. Текст документа понятен, если не возникает сомнений при определении того, какие слова по отношению к данному являются главными.

Если условия 1 и 2 выполняются, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию ОДНОЗНАЧНОСТИ.

Условие 3. Текст документа понятен, если любое слово, являющееся зависимым по отношению к какому-либо слову текста (главному слову), передает значение свойства среды управления, определяемого одним из признаков, устанавливаемых по лексическому значению этого главного слова. Невыполнение этого условия приводит к тому, что слово вступает в противоречие со своим контекстом.

Условие 4. Текст документа понятен, если одно и то же не изменяемое свойство среды управления определяется в разных частях текста документа одинаково (т.е. имеет одинаковое значение).

Если условия 3 и 4 выполняются, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию НЕПРОТИВОРЕЧИВОСТИ.

Условие 5. Текст простого предложения обладает смыслом, если для каждого слова текста найдется хотя бы одно слово, являющееся по отношению к данному либо главным, либо зависимым, и все слова предложения образуют непрерывную цепочку связности слов, в которой каждая пара соседних слов связана между собой отношением "главное слово - зависимое слово".

Если условие 5 выполняется, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию СВЯЗНОСТИ НА УРОВНЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ.

Кроме перечисленных выше объективных условий существует еще и субъективное условие, обуславливающее понятность текста документа.

Текст документа понятен, если тезаурус составителя и тезаурус исполнителя документа в части слов, использованных в его тексте, соответствуют нормативному тезаурусу.

Здесь тезаурусом составителя и исполнителя называется совокупность лексических значений слов, которыми владеют составитель и исполнитель. Нормативный тезаурус - это тезаурус, закрепленный в толковых словарях.

Если это условие выполняется, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию СОГЛАСОВАННОСТИ ТЕЗАУРУСОВ.

Совокупность приведенных требований не полна. Так, например, неисследованным остается вопрос непонятности текста, возникающей по причине несвязности предложений текста. Но можно утверждать, что этими требованиями охвачены практически все случаи, встречающиеся при составлении управленческих документов.

Кроме проблемы установления требований к управленческим документам, в управленческом документоведении разрабатывается проблема анализа текстов на соответствие требованиям управления и ряд других проблем.

Для решения этих проблем вводится строгое определение понятия "сведения о среде управления".

Сведение о среде управления - это ее отдельное свойство, выражаемое своим названием и значением. Например:

Количество работающих в организационном отделе администрации города "Н" (название сведения) - 5 человек (значение сведения);

Срок исполнения приказа № 5 (название сведения) - 20 февраля 2001 года (значение сведения).

Конструктивным методом доказано, что текст любого управленческого документа можно представить, как перечень сведений. На основе этого положения разработана основа теории и методы построения лингвистических моделей текстов документов, позволяющих решить проблему анализа текста документа на соответствие требованиям управления.

Вводится три типа лингвистических моделей: описательная, семантическая и управленческая.

Описательная модель - это перечень всех сведений, содержащихся в конкретно существующем тексте документа. Эта модель является базовой. На ее основе разрабатывается семантическая модель текста.

Семантическая модель текста - это описательная модель, дополненная названиями сведений, отсутствующих в тексте, позволяющих однозначно установить лексические значения всех знаменательных слов в тексте. На ее основе разрабатывается ситуационная управленческая модель текста.

Управленческая модель текста - это семантическая модель, дополненная названиями сведений, определяемых спецификой процесса управления в управленческой ситуации, соответствующей тексту документа.

На основе современной теории русского языка разработаны способы представления лингвистических моделей управленческих документов. Разработаны способы построения этих моделей. Использование лингвистических моделей позволяет объективно оценить соответствие управленческих документов требованиям управления. Разработаны методы анализа текстов документов на соответствие сформулированным выше требованиям. Методы доведены до формальных алгоритмов, позволяющих компьютеризировать процесс анализа документов.

Ожегов С.И. Словарь русского языка / Под ред. Н.Ю. Шведовой. - М.: Рус. яз., 1989.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Тихомиров М. Ю. Юридическая энциклопедия. - М.: Юринформ центр, 1995.

Учебник гражданского процесса. - М.: Издательство "СПАРК", 1996.

Учебник уголовного процесса. - М.: Юристъ, 1995.

Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления (в 3-х книгах). Книга 1. Управленческое документоведение. - Екатеринбург. УрАГС, 2002. (Серия "Документационное обеспечение управления").

Источник информации :
Сайт Информационно-аналитического вестника Уральской академии государственной службы ¨Чиновник¨. (

-- [ Страница 1 ] --

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

М.В. ЛАРИН

УПРАВЛЕНИЕ

ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Москва 2002

Ларин М.В. Управление документацией в органша-

циях. - М.: Научная книга. 2002. - 288 с.

В книге рассматриваются вопросы теории и практики управ-

ления документацией в организациях с использованием методо логии информационного менеджмента. Исследуются вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимо связи управления документацией и информационного менедж мента, рассмотрены новые информационные технологии приме нительно к управлению документацией, вопросы его автоматиза ции и проектирования.

Книга предназначена для ученых и специалистов в области управления документацией и может быть использована в качест ве учебного пособия для студентов документоведчееких специ альностей.

Б Б К 65.050. О М.В. Ларин. ISBN 5-7671-0026- ОГЛАВЛЕНИЕ Введение Глава 1. Документированная информация как ресурс управления 1.1. Роль информации в управлении 1.2. Информационная инфраструктура организации 1.3. Информационные ресурсы организаций Глава 2. Некоторые проблемы эволюции управленческого документа 2.1. Развитие понятия «документ» 2.2. Управленческая документация 2.3. Электронная документация Глава 3. От делопроизводства к управлению документацией 3.1. Периодизация истории отечественного делопроизводства и дореволюционный этап его развития 3.2. Советское делопроизводство 3.3. Современная законодательная и нормативная база документационного обеспечения управления 3.4. Управление документацией Глава 4. Проблемы автоматизации управления документацией 4.1. Автоматизация документационного обеспечения управления в 70-80-е годы 4.2. Современные условия и предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией 4.3. Проблемы систематизации, выбора и оценки автоматизированных систем управления документацией Глава 5. Методология информационного менеджмента в управлении документацией 5.1. Предпосылки возникновения информационного менеджмента 5.2. Понятие информационного менеджмента... 5.3. Задачи, функции и структура информационного менеджмента в организации Заключение Список источников и литературы Приложение Введение Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования связано не только с принятием юридических основ их деятельности, но и с формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование ее небумажных носи телей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управления документированной информацией.

Документированная информация составляет основу управле ния, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В условиях современ ного общества информация стала полноценным ресурсом произ водства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная си стема, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энерге тическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация, как известно, концентрируется в документах, ко торые придают информации организационную форму, перемеща ют ее во времени и пространстве, именно документы и документ ная информация лежат в основе управленческих решений и явля ются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению.

Проблемы документирования управления и организации его документационного обеспечения являются столь же древними, как сами документы и управление. Однако под воздействием раз личных факторов, в особенности под влиянием научно-техничес кого прогресса, мы вынуждены возвращаться к этой теме вновь и вновь. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Эти процессы ставят пе ред учеными - документоведами ряд вопросов, требующих неза медлительного ответа. Первый из них - как должно измениться документоведение в качестве научной дисциплины, изучающей до кумент, в условиях глобализации мировых информационных про цессов. Второй - как влияют новые информационные технологии на ситуацию в практической сфере работы с документами. Третий - насколько верны были наши прежние представления об изу чаемом предмете и каковы тенденции его развития в ближайшем будущем, какие стратегические цели следует выдвинуть в сфере управления документацией и какие тактические схемы реализо вать для решения актуальных практических задач в этой области.

Разумеется, поставленные вопросы требуют объединения уси лий отечественных документоведов и не могут быть полностью решены в отдельной работе. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбра ли актуальное на современном этапе направление научного ис следования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Необходимо признать, что в «дореформенных» условиях доку ментоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно исполь зовало возможности существовавших информационных систем.

В данный момент в России сложилась противоречивая ситуация в сфере управления документацией. С одной стороны, устарели ранее принятые организационно-методические документы: госу дарственная система документационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и спе циалистами в 70-80-е годы. Наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области документове дения и архивоведения по различным причинам, в том числе, из-за отсутствия соответствующего финансирования. Снизилось внима ние к подготовке и повышению квалификации работников служб до кументационного обеспечения, недостает современной учебной и методической литературы по этим вопросам. Наметился опреде ленный застой в научных исследованиях по вопросам документо ведения, видна разобщенность в работе учебных заведений, вы пускающих квалифицированных специалистов, и научных органи заций. В немалой степени на ситуацию повлияли обновление со става служащих, отход от устоявшихся документоведческих тради ций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами.

С другой стороны, вследствие проникновения новой техники и но вых технологий в управление, происходит изменение структуры до кументооборота. Смена экономических основ жизни общества ведет к трансформации ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления. Однако, эти перемены слабо учитываются сис темами документационного обеспечения управления в организациях, где продолжают действовать устаревшие правила и стандарты.

Для укрепления российской государственности, а, следователь но, государственной службы, требуется расширение границ зон ста бильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация управления документацией мо жет послужить одной из важных опорных точек укрепления государ ственного аппарата и существенным элементом его стабильности.

Поэтому можно считать назревшей проблему управления до кументацией, вызванную необходимостью активного целенаправ ленного формирования информационных ресурсов, удовлетво ряющих потребности организаций. Чрезвычайно важны для со временного документоведения исследования возможностей со временных информационных технологий с точки зрения их ис пользования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документо ведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и полу чение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен нескольки ми факторами:

во-первых, наличием социального заказа общества, связанным с необходимостью упорядочения документальной среды в сфере управления, прежде всего, государственного;

во-вторых, потребностью государственной архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем архивоведения и документоведения для трансформации их в прикладные научные разработки;

в-третьих - возрастающим интересом к информатизации Рос сии и путям вхождения ее в мировое информационное простран ство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно форми ровать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потре бителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Оценивая степень разработанности и изученности темы, сле дует отметить, что вопросы управления документацией в отечест венной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Поэтому историография проблемы очень бедна.

Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета иг.ппедо вания в постановочном плане: как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного докумен товедения и организации делопроизводства 1.

Между тем в развитых странах, давно прошедших этап «пер воначального накопления» средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постинду стриальное» или «информационное», разработке проблем управ ления документацией уделяется все больше внимания. Особенно эта тенденция проявилась в конце 70-х годов, когда стало оче видным, что компьютеры (в том числе персональные) не приводят к созданию «безбумажных контор», а наоборот, увеличивают объ емы бумажного документооборота.

В этих условиях западные ученые сосредоточили свое внима ние на научных аспектах управления документацией и активизиро вали исследования в этой области знаний и административной де ятельности. По линии ЮНЕСКО и других международных организа ций были даже предприняты усилия по координации работы уче ных разных стран в этом направлении, которые дали теоретичес кие и практические результаты. В итоговом докладе по программе RAMP (автор Дж. Роудз) управление документацией характеризу ется как общая функция управления, охватывающая работу с до кументами в организациях на всех стадиях их жизненного цикла 2.

Изучение работ западных, прежде всего американских и не мецких специалистов показывает, что даже среди них нет полного единства в понимании управления документацией как научной ка тегории. Однако большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций, информационным ресурсом (Ф. Хортон, К. Леннон, А. Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Сте фенс и др.) 3. Важно подчеркнуть, что многие ученые и специали Сокова А.Н. Управление документацией за рубежом (научно-аналитический об зор) - Всесоюзная научно-практическая конференция по теме «Организацион но-правовые вопросы создания документов средствами вычислительной техни ки и использования их в народном хозяйстве»: Тез. докл. - М.: 1984. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № Бр. 2081, С. 120-158;

Она же. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985 и др.

Роудз Дж. Роль архивов и управление документацией в национальных инфор мационных системах. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, - № 1064 «п». 1989.

Хортон Ф.А., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1196 «п», с. 5, 6;

Мордел А. Новая программа по управле нию правительственной документацией Великобритании. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 894 «п»;

Хар К., Маклеод Дж. Управление документацией в ин формационный век. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - сты понимают важность взаимодействия управления документа цией и управления информацией в организациях, оценивая доку ментацию как важнейшую составную часть информационных ре сурсов организации. Исходя из такой оценки, выдвигается требо вание более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включение структур управления документацией в общую инфраструктуру организа ций 1. Отличительной чертой исследований западных специали стов является их ориентация на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомст венным хранением документов.

Очевидно, что в России существуют свои традиции в сфере рабо ты с документами и прямое заимствование западного опыта и за падных подходов невозможно. Именно поэтому мы обратились к из учению проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства в России, имея целью оценку достигнутого уров ня организации работы с документами и степени своеобразия наци ональных традиций в этом для решения вопроса о возможности при менения основных принципов и методов управления документацией.

Отечественным документоведением к настоящему времени на коплен значительный объем знаний, отраженный в опубликован ных монографиях, сборниках научных трудов МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций и других научных мероприятий. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликован ные работы имеют преимущественно характер учебников и учеб ных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Ливши ца Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документа ционного обеспечения управления Государственного университе та управления)3. Следует отметить, что в ряде случаев учебные № 1241 «п». 1998. С. 6;

Саммервил Дж. Р. Управление документацией: «Что но венького». - Пер. с англ. Золотухиной И.Г. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1159 «п». 1994. С. 4.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994.

Макдональд Д. Управление документами в современном учреждении.

СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1220 «п»;

Роберж М. В эпоху информации - глобальное системное и систематизированное управление административной информацией. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1144 «п» и др.

Хайвз Кр. Управление документацией, информацией и архивами на фирмах. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 889 «п»;

Хортон Ф., Леннон К. Указ. соч.;

Рикс А. Дело производство как архивная функция. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 946 «п» и др.

Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. - М.: Знание, 1975.

Кузнецова ТВ., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и тех пособия, особенно изданные в 70-80-е годы, могут служить в ка честве исследовательской литературы, поскольку отражают ре зультаты научной работы их авторов. Не секрет, что трудности с изданием монографических трудов заставляли ученых прибегать к такой форме публикации научных исследований, как учебные по собия по специальным курсам. Тем не менее, создание моногра фических работ по документоведению по-прежнему остается ак туальной задачей.

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практиче ский вклад в становление документоведения как научной дисцип лины. В учебных пособиях, статьях, выступлениях на конферен циях им были изложены основные положения о задачах докумен товедения, системах документации, функциях документов, кото рые затем развивались и дополнялись. Учебное пособие К.Г. Ми тяева до настоящего времени является концептуальным исследо ванием, актуальным в ряде позиций и сегодня 1.

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю дело производства в дореволюционной России и СССР, выделив ос новные периоды его развития, специфику различных типов дело производства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответ ствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела 2. Последующие учебные пособия историко-архивного инсти тута в основном лишь увеличили объем излагаемого материала ническая документация: Учеб. пособие. - М.: Высш. шк., 1991. - 159 с;

Соко ваА.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985. - 64 с;

Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб.

пособие / МГИАИ. - М., 1983. - 83 с;

Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / МГИАИ.

М., 1982. - 99 с;

Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к докумен тообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1996. - 222 с;

Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. М.: ЮК МГУ, 1994;

Организация работы с документами: Учебник/ Гос. Академия управления.

М.: Инфра-М, 1998;

Делопроизводство (организация и технология документа ционного обеспечения управления): Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.:

ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 359 с и др.

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959. - 359 с.

Митяев К.Г. Теория и практика архивного дела: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1946. - 248 с;

Он же. История и организация делопроизводства в СССР. Указ.

Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. - 1964. - № 2 и др.

по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода 1.

Вместе с тем, в 70-80-е годы появились учебные пособия, в которых изложены результаты научных исследований Т.В. Кузне цовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функ ции документа и их развитие, роль документации в процессах управления 2. В отдельных работах ставятся основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассмат риваются проблемы влияния электронно-вычислительной техники на делопроизводство 3.

Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с мо мента создания института в 1966 г. последовательно решали про блемы документоведения, организации делопроизводства и доку ментационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами.

Существенный вклад в исследование основных категорий доку ментоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Ру дельсон и другие ученые 4.

В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и методическими разра ботками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников дело История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. ЯЗ. Лившица, В.А. Цикулина / МГИАИ. - М., 1974. 170 с;

Илюшенко МП. История делопроиз водства в дореволюционной России / РГГУ. - М., 1993.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ., Цикулин В.А. Системы документи рования: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1977. - 87 с;

Илюшенко МП., Кузнецо ва Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение / МГИАИ. - М., 1977. - 83 с.;

Илюшен ко МП., Кузнецова Т.В. Формуляр документа / МГИАИ. - М., 1986. - 86 с;

Кузне цова ТВ., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985 и др.

Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в со циально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. по собие / МГИАИ. - М., 1983;

Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления / МГИАИ. - М., 1982 и др.

Малитиков А.С. Задачи и организационные пути разработки Единой государст венной системы делопроизводства для учреждений, организаций и предприятий // Вопросы архивоведения. - 1965. - № 1;

Его же. Некоторые вопросы органи зации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД / ВНИИДАД. - М., 1971. - Т. 2;

Банасюкевич В.Д., Сокова А Н. Вопросы форми рования теории документоведения // Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.) / ВНИИДАД. - М., 1983;

Банасюкевич В.Д., Зонов В.М. Типовая система документационного обеспечения центрального аппарата министерств и ведомств // Советские архивы. - М., 1986. - № 4;

Рудельсон К.И. Современ ные документные классификации. - М.: Наука, 1973 и др.

производства, которые, в основном, интерпретируют в доступном для практиков виде накопленный научно-методический потенциал документоведения. Однако в некоторых из них содержатся цен ные наблюдения и мысли, особенно в части создания общеучре жденческих систем документационного обеспечения управления и комплексного применения компьютерных технологий. В ряду этих изданий следует выделить работу Т.В. Кузнецовой 3.

Значительным вкладом в развитие документоведения являют ся защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного иссле дования. Следует выделить докторскую диссертацию А.Н. Соко вой 4, в которой впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать некоторые области теории документо ведения в условиях, когда начинают внедряться в практику новые информационные технологии.

Кандидатские диссертации, как правило, рассматривают от дельные аспекты теории и практики документоведения. К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документо ведения и делопроизводства советского периода отечественной истории (работы Андреевой В.И., Багинского И.М., Банасюкеви ча В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кре мера Б.И., Кузьмичева А.Д., Ларина М.В., Подольской И.А., Райх цаума А.Л., Сольского Д.И., Тамм И.Е. и др.) 5.

См., например: Справочник по деловой переписке. - М.: Межрегионсервис, 1996;

Стенюков MB., Делопроизводство на малом предприятии. М.: Приор, - 224 с;

Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение дея тельности организации: Учеб. пособие / Ассоциация авторов и издателей «Тан дем». - М.: Изд-во Экмов, 1998. - 208 с;

Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - 2-е изд., испр. и доп. / ЗАО «Бизнес-школа». - М.: Интел-Синтез, 1998. - 288 с.

Кузнецов С.Л., Делопроизводство на компьютере. - М.: Интел-Синтез, 1999. - 208 с;

Кирсанова MB., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. - М.;

Новосибирск: ИНФРА-М, 2000. - 287 с;

Стенюков MB. Документы. Делопро изводство: Практическое пособие по ДОУ деятельности предприятия. - М.:

Приор, 1998. - 144 с;

Андреева В.И., Кузнецова ТВ., Серова Г А Делопроиз водство в бухгалтерии. Практическое пособие. - М.: Бухгалтерский бюллетень, 1996.- 218 с. и др.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - 2-е изд. - 2000. - 328 с.

Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-техниче ской революции (1960-1980 гг.): Автореферат дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987.

Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и делопроизводства государственного аппарата СССР (по материалам журнальной периодики 1920-х годов): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 24 с;

Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (На материалах Министерства угольной промышлен ности СССР за 1971-1975 гг.): Автореф. дис.... канд. ист наук. 05.25.02 / Значительно слабее исследован дореволюционный период (Вялова Л.М., Лукашевич А.А.) 1.

Часть диссертационных работ посвящена исследованиям сис тем документации и документированию отдельных функций управления (работы Быковой Т.А., Герасимовой И.В., Емельяно ва Н.Ю., Ефановой И.Б., Красавина А.С., Потаповой Л.В., Чуковен кова А.Ю.), другие диссертации охватывают вопросы документа ционного обеспечения отдельных объектов, однотипных учрежде МГИАИ. - М., 1977. - 25 с;

Багинский И.М. Деятельность В.В. Куйбышева по совершенствованию аппарата и делопроизводства Наркомата Рабоче-кресть янской инспекции СССР. Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с;

Додонова М.И. Проблема делопроизводства в советской ли тературе 20-х годов: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975.

Костомаров М.Н. Деятельность Московской рабоче-крестьянской ин спекции по совершенствованию аппарата управления и делопроизводства (1920-1929 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1976.

Ларин М.В. Ведомственные органы рационализации и их деятельность по совершенствованию государственного аппарата и делопроизводства (1923 1932 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с;

Подольская И.А. История развития методических основ рационализации дело производства в СССР: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с;

Райхцаум А.Л. Совершенствование аппарата управления и дело производства в СССР органами вневедомственной рационализации (1924 1931): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с;

Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства. 1917- 1923 гг.: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975. -28 с;

Вялова Л.М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в.: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987. - 23 с;

Лукашевич А.А.

Развитие губернской делопроизводственной документации 70-90-х гг.: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1995. - 24 с.

Быкова Т.А. Формирование системы документации по управлению социальным развитием трудовых коллективов. 1965-1985 гг. (на примере электротехнической промышленности): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 27 с;

Герасимова И.В. Документационное обеспечение управления нау чно-исследовательской деятельностью высшей школы (1917 - конец 1980-х гг.):

Емельянов Н.Ю. Документирование организации научно-исследовательской де ятельности в отраслевых НИИ (1970-1980 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук.

05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1985. - 24 с;

Ефанова И.Б. Развитие документа ционного обеспечения разработки государственных стандартов (1940-1980 гг.):

Краса вин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов госу дарственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис....

канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с;

Потапова Л.В. Организа ция работы с обращениями граждан в исполкоме Моссовета и их влияние на его деятельность (1960 - начало 1980-х гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук.

05.25.02 / МГИАИ. - М., 1989. - 28 с;

Чуковенков А.С. Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 24 с. и др.

ний (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., ПшенкоА.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.)1. Достаточно глубоко проработаны вопросы унификации и стандартизации документов (Василь ев М.А., Кокорев В.И., Санкина Л.В., Сокова А.Н., Янковая В.Ф.)2.

В некоторых диссертациях (Малитиков А.С., Предейн Е.В., Щенс нович Г.Г.)3 рассмотрены общие и специальные проблемы функ ционирования служб документационного обеспечения управления.

Изучение диссертационных исследований показывает, что про блемы управления документацией не нашли в них глубокого от ражения, они требуют современного комплексного подхода и рас смотрения. Об этом свидетельствует и анализ литературы по смежным с документоведением научным направлениям.

Архипова Н.И. Документационное обеспечение управления вычислительными центрами (история, современное состояние и перспективы развития). Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 25 с;

Можаева Н.Г. Дея тельность исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноар мейских документов по совершенствованию управленческого аппарата и доку ментационного обеспечения в местных Советах Московской губернии (области) (1921-1930 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985.

Морозов Е.А. Совершенствование организации и документирования коллегиальной деятельности Госплана РСФСР в 1925-1980 годах: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1982. - 23 с;

Пшенко А.В. До кументирование деятельности архивной службы на современном этапе: Авто реф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1983. - 24 с;

Сирот кин А.Н. Документационное обеспечение государственного фонда алгоритмов и программ (исследование и разработка в 1966-1987 гг.). Автореф. дис.... канд.

ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 25 с;

Степанов Е.А. Совершенство вание документационных процессов в системе управления высшим и средним специальным образованием СССР (история и современное состояние): Авто реф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с. и др.

Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, при меняемых в делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 42 с;

Кокорев В.И. Разработка и исследование системы моделей для унифика ции и стандартизации управленческих документов: Автореф. дис.... д-ра техн.

наук. 05.25.02, 08.00.20 / МГИАИ. - М., 1980. - 34 с;

Санкина А.В. Совершен ствование форм управленческих документов на основе стандартизации и уни фикации (1917-1980): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1983. - 24 с;

Сокова А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР (1917-1970): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1971. - 16 с;

Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 23 с. и др.

Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 годы): Автореф. дис.... канд. ист. наук 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1971. - 22 с;

Предейн Е.В. Контроль исполнения доку ментов в аппарате управления. История и современное состояние: Автореф. дис... канд. ист. наук. 05.25.02/ ВНИИДАД. - М., 1981. - 22 с;

Щенснович ГГ. Раз работка основных принципов организации системы документирования в услови ях АСУ: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 29 с.

В последние годы наблюдается тенденция к постепенному вос становлению нарушенного баланса и усилению теоретических ис следований в области документационного обеспечения управле ния. Многие публикации журналов «Отечественные архивы», «Вест ник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», сбор ников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологическим проблемам, истории делопроизводства, правовому обеспечению документи рования деятельности управленческого аппарата, влиянию новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблемам электронных документов 1.

Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты проблемы управления документацией и могут рассматриваться как добротный исследовательский материал для последующей аналитико-синтетической переработки.

Проблему управления документацией невозможно рассматри вать без анализа архивоведческой литературы. Учеными - архи воведами проделана серьезная исследовательская работа, важ ная для понимания гносеологии документа, формирования и раз вития систем документации, терминосистемы документоведения (А.В. Елпатьевский, В.П. Козлов, А.Д. Степанский). Специалисты См., например: Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1. - С. 9-18;

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современ ные концепции электронных архивов // Там же. - С. 18-27;

Они же. Электрон ные архивы и электронный документооборот // Там же. - 1999. - № 2. - С. 17-26;

Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управле ния (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде ления) // Делопроизводство. - 1999. - № 1. - С. 41-46.;

Костомаров М.Н.

«Многоликий Янус» - документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 22-31.;

Матвеенко В.А. Правовые и организационные проблемы документационного обеспечения управления // До кументация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщения на шестой Междунар. науч.-практ. конф.

От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы пе рехода // Там же. - С. 69-72;

Кулешов С.Г. О понятии «электронный документ» / Там же. - С. 54-57;

Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 5-8;

Санкина Л.В. Организация служ бы ДОУ. Проблемы нормативной документации / Документ в административных структурах: Тезисы докл. и выступл. на междунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 62-65 и др.

Козлов В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Отеч. архивы. - 2001. - № 1. - С. 10-29;

Степанский АД. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // в области архивоведения много сделали для понимания инфор мационных свойств документа, указав на связь документных мас сивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по ар хивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказа но сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов1.

Представляют интерес архивоведческие работы, в которых пока заны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов2, работы, освещающие зарубежный опыт (Е.В. Старостин, Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М., 1965;

Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области ор ганизации документной информации с точки зрения документных систем // Тези сы сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к ис следованиям в области документной информации». - М., 1972;

Сокова А Н. До кументоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М., 1985. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 039-86;

Автократов В.Н. Неко торые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1;

Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М., 1984 и др.;

Ме душевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы.

1979. - № 2. - С. 5;

Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия «документная информация» в свете ленинской теории отражения // Тезисы со общений к теоретическому семинару «Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения» (январь 1974) / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 27;

Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине «документ» // Совет ские архивы. - 1987. - № 1. - С. 54 и др.

Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М., 1973. - С. 24-29;

Автократов В.Н. К проблеме вовлечения информационных категорий в архивоведение // Труды ВНИИДАД - М., 1973. - Т. 3. - С. 251-263;

Некоторые аспекты объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - Т. VI. - Ч. 1. - М., 1976;

Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноо сферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12;

Его же. Пространственная одиссея документов как глобальное явление // Отеч. архивы. - 1992. - № 6. - С.24-29 и др.

Елпатьевский А.В. К истории документирования актов гражданского состояния в России и СССР (с XVIII в. по настоящее время) // Актовое источниковедение. - М., 1979. - С. 67;

Белова ЕВ., Елпатьевский А.В., Колосова Э.В. «Перечень до кументов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» // Советские архивы. - 1973. - № 2. - С. 20;

Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. - 1964. - № 2. - С. 68;

Соро кин В.В. Архивы учреждений СССР (1917-1937) / МГИАИ. - М., 1982;

Кня зев ГА. Теория и практика архивного дела (Опыт систематического руково дства). - Л., 1935;

Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержа ния научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. - Т. 2 / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 6;

Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы;

основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1, - С. 10;

Елпатьевский А.В. Из истории форми рования основных нормативно-методических документов отечественного архив И.В. Карапетянц)1. Архивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе истори ческого развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации 2.

Управление документацией как научная категория тесно связано с информацией и организацией информационных процессов в управлении, поэтому литература по вопросам теории информации, информационным системам, вопросам информатизации и компью теризации работы с документами представляет серьезный интерес.

В первую очередь это исследования, в которых отражены пробле мы, связанные с пониманием сущностных характеристик информа ции как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афа насьева и других, написанные в разные годы, позволили сформи ровать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея работы о неразрывной связи информации и документации и возможности применения методологии управления информацией к управлению документацией 3. В работах К.Б. Гельмана-Виноградо ва, Г.Г. Артамонова, Г. Вольфрама, А.Д. Урсула и других ученых глубоко разработаны принципиально важные проблемы формиро вания и эксплуатации информационных ресурсов как в глобаль ном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Оконча тельного решения проблема информационных ресурсов еще не по лучила, тем не менее, в указанных работах сформулированы поня тийные категории, основные методологические и концептуальные положения, которые важны для данного исследования 4.

ного дела // Отеч. архивы. - 1998. - № 4, - С. 16-24;

Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 9-18 и др.

Старостин Е.В. Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и мето дологии: Автореф. дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / РГГУ. - М., 1995;

Карапе тянц И.В. Экономические архивы в Западной Европе и США (1905-1995 гг.): Ав тореф. дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / РГГУ. - М., 1998.

См.: Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной ли тературе // Архивоведение и источниковедение современной истории. Пробле мы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Все российской конф. 12-13 марта 1996 г. / ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 16-22.

См. Гиляревский Р.С, Залаев Г.З., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информатика: наука, технология, деятельность / ВИНИТИ. - М., 1998. - С. 15 16;

Философский энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1983.- С. 217-218;

Урсул А.Д. Путь в ноосферу. - М.: Луч, 1993. - С. 81;

Чер няк Ю.И. Информация и управление. - М., 1974. - С. 58;

Жуков Н.И. Философ ские основы кибернетики. - М., 1976. - С. 124-137;

Афанасьев В.Г. Социаль ная информация и управление обществом. - М., 1975. - С. 37 и др.

Урсул А.Д. Проблема информации в современной науке. Философские очерки.

М., 1975. - С. 194;

Михайлов А И. Проблемы информационного обеспечения В работах специалистов-информатиков документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные 1, они име ют существенный недостаток - отсутствие проработки вопросов документации и документационного обеспечения в условиях раз вития новейших информационных технологий. Эта проблема ни как не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информа ции», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» и есть документы на различных, преимущест венно бумажных, носителях.

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных до кументов. Наблюдаются серьезные терминологические расхожде ния, непонимание природы электронных документов, их взаимо связи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными до кументами. Тем не менее, анализ данной группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание во проса и использовать эти работы для решения научной проблемы управления документацией 2.

процессов управления // Вторая Всесоюзная научно-техническая конференция «Проблемы научной организации управления социалистической промышленно стью». - Сб. № 1. - Ч. II. - М., 1972. - С. 102-103;

Гельман-Виноградов К.Б.

Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международ ный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12;

Артамонов Г.Г. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1998. - № 6. - С. 31.

Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1. Орг. и методика информ. работы. - 1998. - № 4. - С. 31.

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements.

Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - С 35;

Артамонов Г.Т. Информатика:

теория и практика (заготовка к книге) // НТИ. - Сер. 1. - 1998. - № 1. - С. 32;

Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995 и др.

См.: Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные докумен ты в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга. М.: Анкей - ЭК Трендз, 1999;

Информационные технологии для гуманитариев / МГУ. - М.;

Са ранск, 1998. - С. 67-102 и др.

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых дан ных в 1960-1980 годы //Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 41;

Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4;

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отеч. архи вы. - 1999. - № 2. - С. 19-20;

См.: Курило А.П. О правовом режиме электрон ного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 76;

Семилетов СИ. Информация как особый объект права // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 58;

Емельянов Г.В., Павлов О.В. О проблеме правового регулирования использова ния электронной цифровой подписи в информационных системах // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всероссийской конф. - М.: ГУП «ВИМИ», 1999. - С. 6 и др.

Принципиально важное значение имело изучение работ по информационному менеджменту - новой научной дисциплине, сформировавшейся в развитых странах вместе с информацион ным обществом. В отечественной литературе информационный менеджмент отражен весьма слабо. Лишь в работе А.В. Кострова, подготовленной в виде учебного пособия, сделана попытка сис темно изложить суть информационного менеджмента, к сожале нию, без привязки к российским условиям 1. В нашей работе было впервые начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны выводы, позволяющие оце нить информационный менеджмент как перспективное направле ние развития управления документацией с использованием новых информационных технологий 2. В ряде других работ проблемы ин формационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной работе «Информационное обеспечение государственного управления»

под редакцией академика РАН Ю.В. Гуляева впервые за послед нее десятилетие комплексно рассмотрены проблемы, концепту альные положения и практический опыт создания и функциониро вания системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации 3.

Учитывая недостаточный уровень освещения проблемы ин формационного менеджмента в отечественной литературе, автор попытался восполнить этот пробел зарубежными исследованиями по информационному менеджменту. Работы Р. Кулена, Й. Херге та, Г. Верзига, В. Вольфрама, Т. Зеегера, Э. Фогель и других уче ных раскрывают суть информационного менеджмента как научной дисциплины и области практического управления 4. Вместе с тем, Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Влади мирск. гос. техн. ун-т. - Владимир, 1996. - 132 с;

см. также: Перель И.С, Сла вин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и проблемы информацион ного менеджмента / НПО «Поиск». - М., 1992. - 65 с;

Костомаров М.Н. Управ ление информационными системами за рубежом / РГГУ. - М., 1996. - 88 с.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии.

М.: Научная книга, 1998. - 137с.

Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обес печение государственного управления. М.: Славянский диалог, 2000. -425 с.

Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Management Quarterly. - 1993, July. Vol. 27, № 3, - P. 12-16, 30-31;

Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studi enangeboten. - Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990;

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt am Main. - S. 183-187;

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 c;

Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker"s Verlag, G.Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.;

Seeger T. Aspekte der Pro fessionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, необходимо подчеркнуть, что практически ни в одной из этих ра бот не сделано даже попытки применить положения информаци онного менеджмента к управлению документацией.

Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без исследования его правового обеспечения. Оче видно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием дальнейшего укрепления государства и эффективности государственного управления. Область информа ции и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась да же новая отрасль - информационное право. В работе В.А. Копы лова систематизированы все действующие правовые акты, каса ющиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов1. Автор привлекает внимание к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недо статочно отражена в действующем законодательстве и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов, их юридической силы.

Глубокие исследования правовых аспектов документированной информации в условиях внедрения новых информационных тех нологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим ресурсом управления пред принимает И.Л. Бачило. Ее работы служат наглядным примером адекватной реакции ученого на вызовы времени и представляют большую ценность для настоящего исследования 2.

Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981;

Vogel E. Informationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927;

Wersig G. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden Baden, 1989, 390 c.;

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmana gements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

Копылов В.А. Информационное право. - М.: Юрист. 1997;

Он же. Информация как объект правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. - М., 1996. - № 8. - С. 2;

Он же. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы // ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4.;

Он же. О собственности на документированную информацию // Документация в ин формационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив.

Указ. соч. - С. 18-23.

Комментарий к Федеральному закону об информации, информатизации и защи те информации» / Под ред. И.Л. Бачило, А.В. Волокитина и др. / ИГП РАН. - М., 1996;

Бачило И.Л. О праве собственности на информационные ресурсы // Ин формационные ресурсы России. - М., 1997. - № 4;

Она же. Информационные ресурсы как объект права и объект отношений, регулируемых ГК РФ // Там же.

1999. - № 1;

Она же. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное дело производство и электронный архив. Указ. соч. - С. 8-17;

Она же. Правовые во просы документирования в условиях информатизации // Проблемы законода Управление документацией как функция менеджмента осуще ствляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление до кументацией тесно связано с проблемами менеджмента, органи зационными структурами, вопросами их проектирования, внедре ния и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процессов.

Современные исследования по менеджменту организаций пока зывают огромное значение рациональной обработки информации для достижения стратегических и оперативных целей. Глобализа ция мировых экономических, социальных и информационных про цессов прямо влияет на качество управления. Методы решения за дач управления в организациях на фоне современных геополитиче ских реалий и с учетом развития информационного общества отра жены в ряде крупных монографических исследований и статьях, со временных учебниках отечественных и западных специалистов 1.

Эволюция документа, систем делопроизводства и документа ционного обеспечения управления происходит в конкретных исто рических условиях и обусловливается ими. Работы исследовате лей отечественной истории, в особенности историков государст венных учреждений, высвечивают тесную связь реформ управле ния с реформами делопроизводства и их адекватность социаль но-экономическим и политическим условиям того или иного пери ода российской истории. Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а также Т.Г. Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, С.П. Стре копытова и других ученых и специалистов 2 по истории государст тельства в среде информатизации: Тезисы докладов седьмой Всероссийской конф. / ГУП «ВИМИ». - М., 1999 и др.

Управление организацией: Учебник/ Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой.

Н.А. Саломатина. - М.: Инфра, 1998. - 669 с;

Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шу бин А.Н., Вус М.А. Введение в информационное управление. - Спб., 1999;

Мар ка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования / Пер. с англ. - М.: МетаТехнология, 1993. - 240 с;

Кауфман Х.Р. Тактика успеха в бизнесе и науке. - М.: Интеллект, 1993. - 157 с;

Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. Зарубежный опыт. - Спб.: Два.Три, 1993. - 443 с;

Герчикова И.А.

Менеджмент: Учебник / ЮНИТИ. - М.: Банки и биржи, 1994. - 685 с;

Вихан ский О.С. Стратегическое управление: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 1995;

Мир управления проектами / Под ред. X. Решке, X. Шелле. - М.: Алане, 1994. - 304 с;

Мескон М.З., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992;

Хойер В. Как делать бизнес в Европе. - М.: Прогресс, 1992;

Мерсер Д.

ИБМ: управление в самой преуспевающей корпорации мира / Пер. с англ. - М.:

Прогресс, 1991. - 455 с;

Котлер Ф. Основы маркетинга / Пер. с англ. - М.: Про гресс, 1990. - 736 с. и др.

См.: Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной Рос сии. - М.: Третий Рим, 1997. - 357 с;

Коржихина Т.П. История государствен ных учреждений СССР: Учеб. пособие. - М.: Высшая школа, 1986. - 399 с;

Шмидт СО. У истоков российского абсолютизма. - М.: Прогресс, 1996;

Архипо ва ТТ., Румянцева М.Ф., Сенин А.С. История государственной службы в России венных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управления в конкретную историческую эпоху и, тем самым, дают возможность исследовать организацию делопроизводства в аппа рате управления.

Источниковедение, как научная дисциплина, достаточно близко стоит к документоведению в части решения задач системного изу чения документального массива в историческом развитии. В этой связи, работы Бородкина Л.И., Воронковой СВ., Голикова А.Г., Ка штанова СМ., Козлова В.П., Медушевской О.М., Муравьева В.А., Соколова А.К., Славко Т.И., Шмидта СО. и других позволили ис пользовать накопленный источниковедением опыт для анализа эволюции документов и систем документации 1, в том числе с ис пользованием современных компьютерных методов.

Итак, несмотря на значительный объем исследований, выпол ненный по смежным направлениям поставленной проблемы, при ходится констатировать весьма слабую разработанность собст венно проблемы управления документацией.

Так, не разработаны вопросы о взаимосвязи реформ государ ственного управления и делопроизводства, о роли государствен ного регулирования документальной среды, требуют углубленного системного исследования терминологические проблемы докумен та, его эволюции. Несомненный интерес в историческом плане представляет постсоветский период развития делопроизводства и документационного обеспечения управления, связанный с реше нием задач вхождения России в мировое информационное про странство.

До настоящего времени отсутствует всестороннее и комплекс ное исследование управления документацией с учетом анализа применяемых новых информационных технологий. Подобное ис XVIII-XX века. - М.: РГГУ, 1999. - 230 с;

Стрекопытов СП. Государственное ру ководство наукой в СССР (1936-1958 гг.) Учеб. пособие. - М., РГГУ, 1991 - 92 с.

См.: Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и разли чия как проблема междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и ис точниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на совре менном этапе: Докл. и тез. выступлений на второй Всероссийской конференции 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 11-15;

Воронкова СВ. Уровень источниковедческой разработки до кументов новейшего времени и их публикации на современном этапе // Там же.

Соколов А.К. Социальная история, проблемы источниковедения и архивоведения // Там же. - С. 57-63;

Шмидт СО. Археография. Архивоведе ние. Источниковедение / РГГУ. ГАС России. ВНИИДАД. - М., 1997. - 363 с;

Каштанов СМ. Очерки русской дипломатики. - М.: Наука, 1970. - 503 с;

Каш танов СМ. Русская дипломатика: Учеб. пособие для вузов по спец. «История».

М.: Высш. шк., 1988. - 231 с;

Козлов В.П. Российское архивное дело / РОССПЭН. - М., 1999.

следование должно привести к построению концепции управления документацией и информацией, на базе соединения возможно стей техники с преимуществами бумажного делопроизводства. Та кую концепцию можно назвать информационным менеджментом.

Объектом исследования в данной работе является документи рованная информация в системах управления. Документирован ная информация в процессе управления выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов орга низаций. В связи с усложнением структуры и содержания инфор мационных ресурсов, взрывным ростом их объема, возникает важнейшая задача рационального управления ими, которая по своей значимости сопоставима с задачей модернизации произ водства промышленной продукции 1.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение при обретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства оперативность фикса ции, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надеж ность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информа ции в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Открыв шийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации ин формации и доступа к ней, ставят перед документоведением, ар хивоведением, документалистикой, библиотековедением и други ми научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта ис следования документ, принципиально новые научные и приклад ные проблемы. Их решение требует осмысления богатого истори ческого опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

Предметом исследования является управление документацией в организациях. Управление документацией, как предмет иссле дования, является новой научной категорией. Однако оно базиру ется на предшествующем опыте и теоретико-методологическом фундаменте отечественного документоведения, традиционно изу чающего документ, системы документации, процессы документи ИЛ. Бачило отмечает в этой связи, что «информационный ресурс как произво дительная сила подлежит осмыслению, оценке, структуризации и регулирова нию как объект правоотношений». - НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информ. ра боты. - 1998. - № 3. - С. 13.

рования управленческой деятельности и организацию работы с документами в управлении. Управление документацией рассмат ривается нами как более высокая стадия развития таких понятий как делопроизводство и документационное обеспечение управле ния.

Управление документацией, как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает об ласть административного управления созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использо ванием новых информационных технологий, обеспечивающих ка чественный менеджмент по отношению к документации как пол ноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводи лась роль технической функции управления, а документационно му обеспечению управления - вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента.

Управление документацией рассматривается нами не абст рактно, а в конкретных условиях функционирования организаций.

При этом под организацией понимается любая управленческая структура, соответствующая понятию организации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности.

Целью работы является исследование научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование кон цепции управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии и в методологическом аспекте.

Для достижения поставленной цели необходимо решить сле дующие основные задачи:

1) анализ роли информации в управлении и структуры совре менных информационных ресурсов в организациях;

2) изучение истории отечественного делопроизводства и эво люции документа как базы современного управления документа цией;

3) исследование специфики электронных документов;

4) разработка принципов создания общегосударственной сис темы управления документацией и вопросов ее законодательного обеспечения;

5) документоведческий анализ современных информационных технологий и автоматизированных систем документационного обеспечения управления;

6) исследование информационного менеджмента как методо логической основы для построения системы управления докумен тацией в организации.

Хронологические рамки исследования обусловлены специфи кой избранной темы. По некоторым направлениям они охватыва ют исторический период с момента возникновения Русского цен трализованного государства до настоящего времени, однако ос новная часть работы освещает проблемы управления документа цией последнего десятилетия.

Углубляясь в историю делопроизводства, мы преследовали цель проследить взаимозависимость реформ государственного управления и реформ делопроизводства, выявить преемствен ность и особенности систем делопроизводства в разные истори ческие эпохи, показать процесс трансформации делопроизводст ва в документационное обеспечение управления и создание предпосылок перехода к управлению документацией в современ ных условиях информатизации общества. Исследование докумен та как основного объекта управления документацией обусловлено процессом становления документоведения как научной дисципли ны, поэтому большее внимание мы уделили периоду, начиная с 1960-х годов, когда зарождается документоведение как научная дисциплина, и появляется значительный объем исследований по вопросам, связанным с. функционированием документа во всех сферах общественной жизни. Вопросы автоматизации делопро изводства рассмотрены нами в неразрывной связи с информати зацией общества, начало которой положено распространением электронно-вычислительной техники и разработкой автоматизи рованных систем управления на рубеже 60-70-х годов нашего столетия. Проблема информационного менеджмента как научной дисциплины появилась в западной практике в начале 1970-х го дов, именно эти годы мы взяли в качестве точки отсчета для рас смотрения этой проблемы.

Таким образом, междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зави симости от того, насколько это было необходимо для целей дан ной работы.

Работа включает в себя прежде всего проблемы современного российского государства. Однако по мере необходимости границы исследования расширялись привлечением необходимых мате риалов из истории бывшего СССР, Российской империи и мирово го опыта. Это дало возможность создать достаточную исследова тельскую базу и применить компаративный метод для поиска оп тимальных научных решений.

В качестве рабочей гипотезы мы выдвигаем положение о том, что в Российской Федерации созрели необходимые предпосылки для широкого внедрения управления документацией в организа циях на основе методологии информационного менеджмента, как соответствующего достигнутому уровню информатизации страны и научно-технического прогресса, социально-экономическим усло виям, как способа организации работы с документами в качестве полноценного информационного ресурса в целях достижения эффективности управления и экономической деятельности орга низаций.

Основой методологии исследования является реалистический и всесторонний подход к анализу развития управления докумен тацией, рассмотрение его комплексно и в динамике, с учетом всей совокупности фактов и отказом от идеологизированного догмати ческого взгляда на историю проблемы. Методология работы пред ставляет собой творческое соединение различных методов: обще научных, методов других наук и собственно документоведческих методов. Для решения поставленных задач использовались тради ционные исследовательские методы: исторический, системный, ме тод сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, ши роко используемые в документоведении методы классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Следует признать, что сегодня методологические проблемы документоведения относятся к числу центральных и пока еще не решенных. Аналогичное положение наблюдается и в архивоведе нии, где учеными сделано гораздо больше в создании нового ме тодологического фундамента. При этом возникает вопрос о фило софии архивоведения как о средстве выработки нового общего подхода к пониманию роли документов и архивов в современном обществе. Не случайно В.П. Козлов в работе о соотношении про фессий историка и архивиста выдвигает задачу осмысления фи лософии архивного дела 1, а Т.И. Хорхордина призывает к разра ботке новой научной дисциплины «архивософии» 2, находящейся на стыке методологии и теории науковедения, философии (культу рологии) и информатики. Е.В. Старостин еще в 1991 г., ощущая по требность в изменении методологии архивного дела, предложил термин «архивология», который означает научную дисциплину, Козлов В.П. Историк и архивист: общее и особенное профессий // Международ ная научная конференция «Историки и архивисты: сотрудничество в сохранении и познании прошлого в интересах настоящего и будущего». 27-28 ноября 1997 г Москва: Материалы конференции - М., 1998. - С. 15-28.

См.: Хорхордина Т.И. От архивоведения к архивософии? // Труды Историко-ар хивного института. - Т. 33/РГГУ. - М., 1996.- С. 185.

изучающую весь комплекс проблем, связанных с процессом доку ментирования многообразной жизни человеческого общества \ Так же, как и в архивоведении, в документоведении философия выступает как всеобщая методология науки. Потребность в фило софском осмыслении проблем документоведения особенно ярко проявилась в середине 1980-х годов, с приходом в сферу управле ния новых информационных технологий, появлением «безбумаж ной» альтернативы информационного обеспечения управления, массовым применением компьютеров как орудий труда, что повлек ло за собой серьезные социальные последствия для управленче ского персонала. Впервые эту задачу поставила А.Н Сокова 2. Ее решение приобретает особенно важное значение в наши дни, ко гда общество находится в разных срезах переходных состояний (от плановой экономики к рыночной, от социалистической идеологии к идеологии демократии, от индустриального к информационному обществу). В этих условиях роль методологии трудно переоценить.

Междисциплинарные методы, как правило, не имеют фило софского происхождения. Они зарождались в недрах других наук (математике, теории информации, кибернетике, социологии и др.) и на их стыке. Эти методы носят общенаучный характер 3. К ним относятся методы исторического и логического исследования, си стемный метод, информационный, вероятностно-статистический, структурно-функциональный методы, метод классификации. При менение общенаучных методов в документоведении позволяет более широко использовать достижения других областей знания, расширяет исследовательские возможности и познавательный аппарат. Однако при их применении чрезвычайно важно, на наш взгляд, учитывать высказывание О.М. Медушевской о том, «что для результативного междисциплинарного диалога подчас не хва тает главного, а именно - четкого представления об общем объ екте, который разные подходы позволяют увидеть более объем ным, разносторонним и системным» 4.

Старостин Е.В. Архивология. Реализация исторического мышления // Проблемы отечественной истории периода феодализма: Тез. докл. / МГИАИ. - М., 1991. - С. 240. См. также: Отеч. архивы. - 1999. - № 3. - С. 123.

Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, ос новные задачи // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч.

трудов / ВНИИДАД. - М., 1986. - С. 24-25.

Урсул А.Д. Философия и интегративно-общенаучные процессы. М.: Наука, 1981. - С. 163-177.

Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источнико ведение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта 1996 г.

/ Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 12.

Ведущую роль в методологии документоведения играет исто рический метод, в основе которого лежит изучение истории в ее конкретном многообразии, установление сущности рассматрива емых явлений путем мысленного воссоздания исторического про цесса. Исторический метод тесно смыкается с методом источни коведения. Историческая наука испытывает дефицит в отношении непосредственного наблюдения того, что она хотела бы изучать.

Источниковедение выступает как метод изучения прошлой реаль ности через посредство человеческого восприятия, зафиксиро ванного в источниках, в том числе в документах 1. Применение новых информационных технологий в работе историков привело к возникновению компьютерного источниковедения или историче ской информатики 2.

Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рас смотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объ екта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину.

Метод функционального анализа позволяет изучить роль и зна чение управленческих документов, образующихся в деятельности организаций и объединенных в соответствующих документных системах 3. Структурно-функциональный анализ делает возмож ным исследовать явления и процессы как системы, в которых ка ждый элемент структуры имеет определенное назначение (функ цию) в управленческой деятельности. Его применение можно про иллюстрировать одним из классических примеров В.Н. Автократо ва, который указывал на причинно-следственное отношение меж ду деятельностью фондообразователя и образованием органиче ски целостного фонда документов, представляющего «информа ционный слепок» деятельности фондообразователя 4.

Данилевский И.Н., Кабанов ВВ., Медушевская О.М., Румянцева М.Ф. Источни коведение: Теория. История. Метод. Источники российской истории: Учеб. посо бие / РГГУ. - М., 1998. - С. 23-24.

Соколов А.К. О современном состоянии и перспективах работы с архивом машино читаемых документов. - Круг идей: Новое в исторической информатике // Труды I Конференции Ассоциации «История и компьютер» / Мосгорархив. - М., 1994. - С. 71.

Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государ ственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД. - М., 1974. - Т. IV. - Ч. 1;

Авто кратов В.Н., Елпатьевский А.В. Проблемы комплектования государственных ар хивов современными документами (источниковедческий аспект) // Источникове дение отечественной истории: Сб. статей. - М.: Наука, 1976;

Рудельсон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов // Вопросы истории. - 1983. - № 2. - С. 56-69.

Автократов В.Н. Понятие происхождения в архивоведении // Археографический ежегодник за 1978 год. - М.: Наука, 1979. - С. 142.

Логическим развитием структурно-функционального метода в документоведении является метод моделирования, широко при меняемый в различных областях науки. Моделирование - это метод изучения объекта (оригинала) путем создания и исследова ния его копии (модели), замещающей оригинал, с определенных сторон, интересующих исследователя 1. Модель - это система со своей структурой и функцией, отражающая структуру и функции системы оригинала, она является промежуточным звеном между теорией и действительностью 2. Поэтому модель способна отра жать не только характеристики оригинала, но и его искомые пара метры. Метод моделирования нашел широкое распространение в документоведении и управлении документацией.

Этот метод тесно связан с информационным методом в доку ментоведении, т.е. с применением положений теории информа ции к документам и документопотокам. Академик Н.П. Ершов справедливо отмечал, что «информационная модель - это то со пряжение, через которое информатика вступает в отношения с частными науками, не сливаясь с ними и в то же время, не вбирая их» 3. Информационный подход к документам служит целям оцен ки качества содержащейся в них информации, изучения процес сов ее преобразования в документированную информацию в управ лении. Изучение документных систем как информационных позво ляет выявить особенности распределения информации по каналам связи в управлении, а также закономерности этого процесса 4.

Информационный метод подразумевает применение методики измерений параметров документальной информации. Основная проблема измерения документной информации связана с перево дом качественных характеристик в количественные 5. Положения Философский энциклопедический словарь. - 2-е изд. - М.: Советская энцикло педия, 1989.- С. 373.

Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Археографический ежегодник за 1969 г. - М.: Наука, 1971. - С. 27.

Ершов Н.П. Информатика: предмет и понятие // Кибернетика. Становление ин форматики. - М., 1986. - С. 30.

Автократов В.Н. Источниковедческий и информационный подходы в теории экспе ртизы документов (Вопросы анализа архивоведческих критериев ценности) // Ма териалы науч. конф. по проблемам комплектования документальными источника ми государственных архивов СССР. - М., 1976. - Ч. 1;

Рудельсон К.И., Шепуко ва Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государст венных архивов // Вопросы истории. - 1983. - № 2;

Елпатьевский А.В. Об испо льзовании понятий теории информации в современном архивоведении // Труды ВНИИДАД. - Т. 3. - М., 1973. - С. 264-271;

Шапиро В.Д. и др. Управление про ектами. Зарубежный опыт. - СПб.: Два..Три, 1993;

Марка Д., Макгоун К. Методо логия структурного анализа и проектирования / Метатехнология. - М., 1993 и др.

Илизаров Б.С. К вопросу о единстве источниковедческого и информационного подходов при определении ценности документов // Труды ВНИИДАД. - М., источникометрии в дальнейшем не нашли развития, хотя их при менение в рамках информационного метода могло бы позволить проводить качественный анализ письменного источникового фон да страны, а также разрабатывать методики прогнозирования до кументообразования и комплектования архивного фонда.

С учетом недостаточной разработанности темы, в работе был использован широкий круг источников, который можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительст венные акты по вопросам информатизации, архивного дела, упра вления документацией, делопроизводства и стандартизации;

нор мативные и методические материалы, государственные стандар ты;

словари, методическая литература, на учные отчеты, материалы исследований, хранящиеся в справочно информационном фонде ОЦНТИ ВНИИДАД, и архивные документы.

Кроме того, в процессе подготовки работы автором использо ван собственный опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, документацион ного обеспечения управления (делопроизводства), результаты за рубежных стажировок.

Документоведение как научная дисциплина в целом опирается на все предшествующие исследования и практику работы в об ласти российского и советского делопроизводства, на зарубежный опыт. Важно обратить внимание на исторические корни пробле мы, без выявления которых невозможно правильное понимание современного состояния и актуальных задач документоведения.

В этой связи представляет интерес группа законодательных и нор мативно-правовых актов, исследование которых позволяет просле дить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.

В дореволюционной России последовательно действовал ряд правовых актов, которые закрепляли правила приказного и кол лежского делопроизводства 1. Среди них необходимо выделить Генеральный регламент 1720 г., который впервые в истории Рос сии поставил делопроизводство на твердую почву закона и опре делил его основополагающие принципы почти на два столетия.

1976. - Т. 6. - Ч. 1. - С. 257;

Он же. Проблемы измерения в источниковедении и архивоведении (Основная источникометрии и документометрии) // Методо логические вопросы документоведения, архивоведения, археографии: Сб. докл.

методологического семинара ВНИИДАД. - М., 1978. - Вып. 2. - С. 62-110;

Он же. Источникометрические проблемы архивоведения (Методы измерения объе мов письменной информации): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1981.

Судебники XV-XVII вв. - М.;

Учреждения для управления губерний Всероссийской империи // ПСЗ В советское время также уделялось внимание вопросам доку ментирования и их законодательному оформлению. Первые дек реты советской власти по вопросам делопроизводства носили ха рактер разрозненных правовых актов по актуальным вопросам документирования управленческих действий. Их отражение можно найти в опубликованных сборниках нормативных актов 1.

Следующая группа правовых актов, которая использовалась в работе, связана с деятельностью НК РКИ СССР и его подведом ственных органов по совершенствованию делопроизводства в 1920-е и начале 30-х годов 2.

Особого внимания потребовали нормативные акты советского правительства, которые последовательно раскрывают переход де лопроизводства в ведение архивных органов, изменение их задач и функций в советский период истории, а также документы, связанные с разработкой Единой государственной системы делопроизводства3.

Основным правовым актом, определяющим современную го сударственную политику и права граждан России в сфере инфор мационно-документационного обмена, является Конституция Рос сийской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право сво бодно искать, получать, передавать, производить и распростра нять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).

Читайте:

Новое в законе о торговле Законодательство в сфере торговли рф от Как тебе про артек рассказать Британская ост-индская компания Ост индская компания акционеры Как рассчитать среднесписочную численность работников: формулы, примеры Договор купли-продажи: общая характеристика

Читайте: