Проект постановления Губернатора Московской области

«О Регламенте межведомственного электронного документооборота Московской области»

Губернатор

Московской области

Постановление

___________ № _____________

г. Москва

О Регламенте межведомственного электронного

документооборота Московской области

В соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации » и реализацией постановления Правительства Российской Федерации «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» постановляю:

1.Утвердить Регламент межведомственного электронного документооборота Московской области.

2. Членам Правительства Московской области, руководителям центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов и государственных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, образованных для реализации отдельных функций государственного управления Московской областью, обеспечить соблюдение Регламента межведомственного электронного документооборота Московской области.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области

Губернатор Московской области

РЕГЛАМЕНТ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Москва, 2010

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 4

1.1. Назначение документа. 4

1.2. Статус документа. 5

1.3. Перечень терминов, определений и сокращений, используемых в документе. 5

2. УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ.. 8

2.1. Аппаратно-программная основа межведомственного документооборота. 8

2.2. Требования к входящим и исходящим сообщениям информационного обмена . 10

2.3. Права пользователей. 11

3. ОПЕРАТОР ЕДИНОЙ СЭД.. 12

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ (ВЕДОМСТВ) - УЧАСТНИКОВ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 14

5. ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ВЕДОМСТВЕННЫМИ СЭД 15

5.1. Отправка электронного документа из ведомственной СЭД.. 15

5.2. Получение электронного документа в ведомственной СЭД.. 16

5.3. Отчет об исполнении документа. 17

6. ДОСТУП К ХРАНИЛИЩУ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ЦЕНТРАЛЬНОМ УЗЛЕ ЕДИНОЙ СЭД.. 38

7. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИЙ.. 38

Приложение. План реализации включения органов государственной власти Московской области в состав Единой СЭД.. 20

Приложение. Форма заявки на включение в состав Единой СЭД. 22

Приложение. Единый формат межведомственного обмена электронными документами 24

Приложение. Функциональные требования к ведомственным СЭД..

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение документа

1.1.1. Настоящий Регламент определяет порядок обмена электронными документами в рамках концепции проекта «Межведомственный электронный документооборот ОГВ Московской области на MOSS 2007». Регламент описывает совокупность процедур, которые должны выполнять участники межведомственного электронного документооборота в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области в процессе обмена электронными документами в рамках Единой СЭД.

1.1.2. Основной целью настоящего документа является регламентация процессов межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД в целях повышения эффективности работы с документами, ускорения процесса передачи, исключения потери информации и облегчения регистрации передаваемых документов, циркулирующих в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области.

1.1.3. Действие Регламента распространяется на организации (ведомства), являющиеся участниками Единой СЭД в соответствии с планом реализации подключения органов государственной власти Московской области к Единой СЭД (Приложение настоящего Регламента).

1.1.4. Настоящий Регламент включает в себя:

описание действий участников межведомственного обмена электронными документами в процессе обмена электронными документами; основные функциональные требования к ведомственным СЭД; описание формата обмена электронными документами.

1.1.5. Настоящий Регламент не включает в себя описание правил выполнения настроек ведомственных СЭД и ЦУ Единой СЭД, ведения справочников и классификаторов, ведения пользователей и управления их правами.

1.1.6. Настоящий Регламент не регламентирует организацию деятельности, осуществление полномочий и взаимодействие органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области. Данные направления деятельности определяются регламентами указанных органов.

1.1.7 Настоящий документ не регламентирует процессов создания исходящего документа в организации (ведомстве), принятия решения о необходимости регистрации входящего документа, принятия решения о необходимости ввода отчета об исполнении документа. Эти действия, а также обработка электронных документов, получаемых и передаваемых в рамках межведомственного электронного документооборота, осуществляются в соответствии с действующей в организации (ведомстве) Инструкцией по делопроизводству и другими нормативными и методическими документами организации (ведомства). Инструкция по делопроизводству должна отражать специфику работы с электронными документами в условиях использования Единой СЭД.

1.1.8. Регламент не распространяется на устанавливаемый инструкцией по делопроизводству организации (ведомства) обмен документами на бумажном носителе.

1.1.9. Действие Регламента не распространяется на документы, содержащие сведения, имеющие конфиденциальный характер, в том числе персональные данные и государственную тайну.

1.2. Статус документа

Данный документ является проектом документа, регламентирующего межведомственный электронный документооборот в рамках Единой СЭД.

1.3. Перечень терминов, определений и сокращений, используемых в документе

Применительно к настоящему Регламенту, помимо общеупотребительных, используются следующие термины, определения и сокращения:

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. В контексте настоящего Регламента термины «документ» и «электронный документ» эквивалентны.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Межведомственный электронный документооборот – обмен электронными документами между органами государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области Московской области через Центральный узел Единой СЭД.

СЭД (система автоматизации документооборота) - система, автоматизирующая процессы создания и управления документами в организации.

Ведомственная СЭД – система электронного документооборота, установленная в организации (ведомстве).

Единая СЭД – Единая Система электронного документооборота в органах государственной власти Московской области, состоящая из ведомственных СЭД (ведомственные системы электронного документооборота) и Центрального узла (портал документооборота на платформе MOSS).

Центральный узел Единой СЭД (ЦУ) - портал документооборота на платформе MOSS 2007.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. В контексте настоящего Регламента имеется в виду регистрация документа в ведомственной СЭД – создание регистрационной корточки документа в ведомственной СЭД.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Регистрационная карточка (РК) документа – набор реквизитов документа, формируемого ведомственной СЭД при регистрации документа и используемый при дальнейшей работе с документом на ЦУ Единой СЭД и в ведомственной СЭД.

Паспорт РК документа - электронное сообщение, формируемое ведомственной СЭД, представляющее собой файл формата XML описанной в настоящем документе структуры, с указанным составом элементов и их атрибутов.

Обмен электронными документами – обмен документами (прием и передача документов), зарегистрированными в используемой организацией ведомственной СЭД, с другой организацией на уровне входящие-исходящие.

Отправитель электронного документа – участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя через Центральный узел Единой СЭД.

Получатель электронного документа – участник обмена электронными документами, который получает адресованный ему электронный документ.

Формат обмена электронными документами – структура информации, передаваемой в процессе обмена электронными документами.

Квитанция (уведомление) о регистрации - информация об успешной доставке документа, его регистрации в организации-получателе и регистрационном номере документа. Представляет собой электронное сообщение, формируемое ведомственной СЭД по завершению процесса регистрации поступившего документа, представляющее собой файл формата XML описанной в настоящем документе структуры, с указанным составом элементов и их атрибутов. В контексте настоящего Регламента термины «квитанция» и «уведомление» эквивалентны.

Пользователь – сотрудник организации (ведомства), являющийся пользователем ведомственной СЭД и имеющий непосредственный доступ к функциям ЦУ Единой СЭД в соответствии с его правами доступа.

Авторизация - проверка необходимых параметров и предоставление пользователю прав на доступ к информации или выполнение определенных действий в автоматизированной системе .

Группа разбора - каталог на ЦУ, содержащий ссылки на электронные документы с неверно заданными реквизитами, являющиеся препятствием для пересылки электронного документа получателю.

ЕСО – Единый справочник организаций.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

2. УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ

2.1. Аппаратно-программная основа межведомственного документооборота

2.1.1. В рамках Единой СЭД взаимодействие осуществляется на основе автоматизированного обмена электронными документами через ЦУ Единой СЭД посредством электронной почты в соответствии с описанными в настоящем Регламенте форматами и правилами.

2.1.2. Формирование электронного документа и движение его внутри организации (ведомства), а также реализация основных функций управления ведомственным архивом документов осуществляется средствами ведомственной СЭД, используемой в организации (ведомстве).

2.1.3. Ведомственные СЭД являются типовыми, обеспечивая при этом возможность настройки на организационную структуру каждого объекта автоматизации – организации (ведомства).

2.1.4. Ведомственные СЭД должны обладать возможностью полностью автоматизированного обмена электронными документами через ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты ЦУ Единой СЭД.

2.1.5. Ведомственные СЭД должны удовлетворять требованиям, приведенным в настоящем Регламенте и его приложениях. В противном случае для обсечения возможности ее использования в рамках Единой СЭД, ведомственная СЭД должна быть интегрирована (адаптирована) к формату, принятому в Единой СЭД, либо заменена.

Ответственность за соответствующую доработку или замену ведомственной СЭД возлагается на оператора Единой СЭД или на саму организацию (ведомство).

2.1.6. Хранение данных межведомственного обмена электронными документами осуществляется на ЦУ в хранилище Единой СЭД.

2.1.7. ЦУ должен быть разработан на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS).

Программное обеспечение ЦУ Единой СЭД должно быть работоспособно на двух серверах (сервер приложения и сервер СУБД) следующей конфигурации:

· процессор: Pentium IV с тактовой частотой 2600 МГц;

· оперативная память: 8 Гб;

· объем дискового пространства (оба сервера): 300 Гб;

· накопитель CD-ROM;

· сетевой интерфейс;

· монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов.

2.1.8. Для каждой организации (ведомства), участвующей в межведомственном электронном документообороте, должна быть через web-интерфейс ЦУ Единой СЭД обеспечена возможность:

· просмотра отправляемых в другие ведомственные СЭД и получаемых из других ведомственных СЭД электронных документов;

· ввода и просмотра отчетов об исполнении электронных документов;

· поиска электронных документов на ЦУ Единой СЭД по реквизитам, по контексту;

· просмотра недоставленных электронных документов своей организации (ведомства) и внесения необходимых корректив.

2.1.9. Для каждой организации (ведомства), участвующей в межведомственном электронном документообороте, должна быть обеспечена возможность доступа к ЦУ Единой СЭД посредством:

· подсистемы электронной почты при взаимодействии ведомственных СЭД (электронном документообороте);

· API (интерфейса прикладного программирования) MOSS.

Ответственность за обеспечение данных возможностей возложена на оператора Единой СЭД.

2.1.10. В целях подтверждения целостности и аутентичности передаваемых электронных документов могут использоваться средства ЭЦП. Формирование и проверка ЭЦП осуществляется с использованием СКЗИ, сертифицированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о сертификации продукции и услуг.

2.1.11. В ведомственных СЭД должна обеспечиваться безопасность информационных ресурсов посредством предупреждения и предотвращения несанкционированных воздействий по отношению к хранимой, обрабатываемой и передаваемой информации, нарушающих ее целостность, достоверность и/или доступность, соответствующая требованиям нормативно-методических и Руководящих документов Гостехкомиссии (ФСТЭК) России по защите информации от несанкционированного доступа.

2.2. Требования к входящим и исходящим сообщениям информационного обмена

2.2.1. Электронный документ создается на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождается в процессе информационного взаимодействия.

2.2.2. Для каждого электронного документа в ведомственной СЭД создается РК, состав заполняемых реквизитов которой определяется нормативными документами организации (ведомства). Состав реквизитов электронного документа должен соответствовать составу реквизитов документов на традиционных бумажных носителях, установленному ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Состав реквизитов может меняться в зависимости от вида документа.

Независимо от вида документа, обязательными реквизитами являются: наименование организации (ведомства), дата регистрации документа, регистрационный номер документа, текст, подпись (или информация о подписи).

2.2.3. Обмен электронными документами между органами государственной власти Московской области и органами местного самоуправления муниципальных образований Московской области в рамках Единой СЭД заключается в обмене электронными сообщениями между ведомственными СЭД и ЦУ Единой СЭД. Сообщения информационного обмена должны соответствовать формату сообщений MAPI-совместимой почтовой системы и включают в себя следующие данные:

2.2.4. Формат паспорта РК создаваемых и передаваемых электронных документов определяется настоящим Регламентом (Приложение). Документ, имеющий формат, не отвечающий установленным правилам, в качестве электронного документа – объекта межведомственного обмена, в соответствии с настоящим Регламентом не рассматривается.

2.3. Права пользователей

2.3.1. Каждый пользователь ведомственной СЭД выполняет действия в ведомственной СЭД и имеет доступ к ЦУ Единой СЭД в соответствии с назначенными ему правами. Права на доступ к ресурсам ведомственной СЭД/ЦУ Единой СЭД назначаются пользователю в соответствии с его функциональными обязанностями и определяются должностными инструкциями , Инструкцией по делопроизводству, другими нормативными и методическими документами организации (ведомства).

2.3.2. Каждый пользователь ведомственной СЭД отвечает за корректное выполнение своих функций в рамках Единой СЭД.

3. ОПЕРАТОР ЕДИНОЙ СЭД

3.1. Оператором Единой СЭД является Министерство информационных технологий и связи Московской области или другая организация, определенная для этих целей Министерством информационных технологий и связи Московской области.

3.2. Оператор Единой СЭД обеспечивает штатное функционирование ЦУ Единой СЭД и обеспечение доступа к ЦУ Единой СЭД.

3.3. Оператор Единой СЭД назначает сотрудника (сотрудников), ответственных за функционирование ЦУ Единой СЭД в соответствии с настоящим Регламентом, и выполняющих роли системного технолога и администратора.

Системным технологом, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник ЦУ Единой СЭД, ответственный за штатное функционирование ЦУ Единой СЭД. Выполняет также функции по:

· административному сопровождению функций ЦУ Единой СЭД;

· управлению правами доступа пользователей к ресурсам ЦУ Единой СЭД;

· управлению справочниками ЦУ Единой СЭД.

Администратором, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник ЦУ Единой СЭД ответственный за установку и настройку программного обеспечения ЦУ Единой СЭД. Выполняет также функции по:

· администрированию ЦУ Единой СЭД;

· резервному копированию единого хранилища электронных документов, участвующих в межведомственном обмене.

Администратор и системный технолог ЦУ Единой СЭД отвечают также за рассмотрение обращений представителей организаций (ведомств) - участников межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД – в части решения технических вопросов в рамках обеспечения функционирования Единой СЭД.

3.4. Оператор Единой СЭД обеспечивает проведение обучения пользователей - представителей организаций (ведомств) работе с ЦУ Единой СЭД в рамках Единой СЭД.

3.5. Оператор Единой СЭД назначает сотрудника (сотрудников) - уполномоченное лицо оператора Единой СЭД, наделяемого полномочиями по организации подключения организаций (ведомств) к Единой СЭД и осуществлению контроля за исполнением настоящего Регламента организациями (ведомствами) – участниками межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ (ВЕДОМСТВ) - УЧАСТНИКОВ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. К работе с ведомственной СЭД и ЦУ Единой СЭД допускаются сотрудники органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, прошедшие соответствующий курс обучения и ознакомленные с настоящим Регламентом.

4.2. Каждая организация (ведомство), являющееся участником межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД, назначает сотрудника (сотрудников), ответственных за функционирование ведомственной СЭД в соответствии с настоящим Регламентом и выполняющих роли системного технолога и администратора.

Системным технологом, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник организации (ведомства), ответственный за штатное функционирование ведомственной СЭД. Выполняет также функции по:

· административному сопровождению функций ведомственной СЭД;

· управлению правами доступа пользователей к ресурсам ведомственной СЭД;

· управлению справочниками ведомственной СЭД.

Администратором, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник организации (ведомства), ответственный за установку и настройку программного обеспечения ведомственной СЭД. Выполняет также функции по администрированию ведомственной СЭД.

В случае невозможности осуществления обмена электронными документами в рамках Единой СЭД, вызванного некорректным функционированием ЦУ Единой СЭД, администратор обращается за решением вопроса к оператору Единой СЭД.

4.3. Права пользователей на работу с ведомственной СЭД/ЦУ Единой СЭД определяются в соответствии с их функциональными обязанностями.

4.4. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение порядка работы с документами в соответствии с настоящим Регламентом в организации (ведомстве) несут лица, ответственные за делопроизводство.

4.5. Организации (ведомства) - участники межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД, несут ответственность за нарушение правил обмена электронными документами, установленных настоящим Регламентом, и невозможность осуществления обмена, наступившую по их вине.

5. ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ВЕДОМСТВЕННЫМИ СЭД

5.1. Отправка электронного документа из ведомственной СЭД

5.1.1. Пользователь организации-отправителя на своем рабочем месте регистрирует в ведомственной СЭД исходящий документ, создавая РК и прикрепляя к ней файл (файлы) электронного образа документа. Для обеспечения целостности и аутентичности передаваемой информации документ может быть подписан ЭЦП.

5.1.2. Пользователь со своего рабочего места средствами ведомственной СЭД отправляет электронное сообщение получателю, выполняя команду отправки. При настройке справочников в ведомственных СЭД адреса электронной почты организаций (ведомств), входящих в Единую СЭД, должны быть заменены на адрес ЦУ Единой СЭД.

5.1.3. Ведомственная СЭД отправителя автоматически в момент отправки преобразует отправляемое сообщение в соответствии с единым форматом межведомственного обмена электронными документами (Приложение) и электронное сообщение пересылается в ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты.

5.1.4. Если передача электронного документа получателю не может быть выполнена (ошибка в реквизите РК – наименование организации-получателя, организация-получатель отсутствует в ЕСО или в ЕСО не указан адрес электронной почты организации-получателя), пользователь организации-отправителя получает уведомление об ошибке – сообщение электронной почты, содержащее ссылку на «группу разбора». Пройдя авторизацию на ЦУ Единой СЭД, пользователь организации-отправителя просматривает «группу разбора», просматривает РК передаваемого документа и проверяет правильность информации об организации-получателе, указанной в РК документа. По результатам анализа причины отказа в процессе доставки документа пользователь выполняет одно из следующих действий:

5.1.4.1. В случае отсутствия необходимости отправки документа получателю, которому не произошла доставка, отменяет отправку документа. Команда отмены отправки документа выполняется для каждого получается отдельно.

5.1.4.2. В случае наличия ошибки - неверно заданной информации об организации-получателе, исправляет ошибку с использованием ЕСО и выполняет повторную отправку электронного документа через web-интерфейс ЦУ Единой СЭД. Пользователь вносит необходимые корректировки в РК соответствующего документа в ведомственной СЭД.

5.1.4.3. В случае отсутствия информации об организации-получателе документа в ЕСО, отменяет оправку документа данному получателю, поскольку данная организация не является участником Единой СЭД.

5.1.5. В случае доставки электронного документа и его регистрации в организации-получателе, отправитель получает квитанцию о регистрации.

5.1.6. Пользователь выполняет команду обработки квитанции о регистрации.

5.1.7. Все отправленные из организации документы пользователь может просматривать как в ведомственной СЭД, так и через web-интерфейс ЦУ Единой системы.

5.2. Получение электронного документа в ведомственной СЭД

5.2.1. Ведомственная СЭД организации-получателя получает электронный документ из ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты и автоматически оповещает конечного получателя-пользователя о доставке нового сообщения.

5.2.2. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству, действующей в организации-получателе, получатель принимает решение о необходимости регистрации поступившего электронного документа.

5.2.3. Для подлежащего регистрации электронного документа пользователь дает команду регистрации, ведомственная СЭД получателя преобразует документ из единого формата межведомственного обмена электронными документами во внутренний формат представления данных ведомственной СЭД и регистрирует его.

5.2.4. По завершению процесса регистрации поступившего электронного документа ведомственная СЭД автоматически формирует квитанцию о регистрации и пересылает квитанцию в ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты. Формат квитанции о регистрации определен настоящим Регламентом (Приложение).

5.2.5. Все поступившие в организацию документы пользователь может просматривать как в ведомственной СЭД, так и через web-интерфейс ЦУ Единой системы.

5.3. Отчет об исполнении документа

5.3.1. Форма отчета об исполнении документа определяется Инструкцией по делопроизводству организации (ведомства).

5.3.2. Если документ предполагает необходимость ввода отчета о его исполнении, пользователь, выполнив авторизацию на ЦУ Единой СЭД, через web-интерфейс ЦУ выполняет поиск РК документа и вводит отчет об исполнении.

5.3.3. В организацию-отправитель соответствующего электронного документа автоматически направляется уведомление о поступлении отчета об исполнении - сообщение электронной почты, содержащее ссылку на страницу ЦУ Единой СЭД с электронным документом или отчетом. Пользователь имеет возможность, перейдя по ссылке, просмотреть отчет об исполнении документа.

6. ДОСТУП К ХРАНИЛИЩУ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ЦЕНТРАЛЬНОМ УЗЛЕ ЕДИНОЙ СЭД

6.1. Пользователь ведомственной СЭД получает доступ к хранилищу электронных документов на ЦУ Единой СЭД и возможность выполнения действий с данными в соответствии с назначенными правами доступа. Доступ реализован через пользовательский web-интерфейс.

6.2. Права доступа пользователя ведомственной СЭД к хранилищу электронных документов на ЦУ Единой СЭД определяются в момент авторизации пользователя на ЦУ Единой СЭД.

6.3. Пользователь каждой подключенной к Единой СЭД организации (ведомства) имеет возможность:

· получать доступ к данным об отправленных своей организацией (ведомством) средствами Единой СЭД документах;

· получать доступ к данным о поступивших в свою организацию (ведомство) средствами Единой СЭД документах;

· получать доступ к архивным документам своей организации;

· выполнять поиск РК документов своей организации по реквизитам и контексту;

· просматривать РК документов своей организации, в том числе отчеты об исполнении;

· вводить отчеты об исполнении документов, поступивших в свою организацию;

· просматривать «группу разбора» своей организации;

· выполнять повторную отправку документов своей организации.

7. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИЙ

7.1. Функцию поддержания ЕСО в актуальном состоянии выполняет системный технолог ЦУ Единой СЭД.

7.2. Системный технолог ЦУ Единой СЭД вносит в ЕСО данные всех организаций (ведомств), подключенных к Единой СЭД - наименование и адрес электронной почты.

7.3. При подключении к Единой СЭД новой организации (ведомства), системный технолог ЦУ Единой СЭД оперативно вносит соответствующие данные в ЕСО.

7.4. Системный технолог ЦУ Единой СЭД оперативно направляет информацию об изменениях ЕСО в организации (ведомства), подключенные к Единой СЭД, для внесения изменений в соответствующие справочники ведомственных СЭД.

7.5. Каждая организация (ведомство), подключенная к Единой СЭД, в рамках функционирования ведомственной СЭД самостоятельно актуализирует информацию об изменениях организационной структуры органов государственной власти Московской области и местного самоуправления муниципальных образований Московской области. Функцию поддержания справочника в актуальном состоянии выполняет системный технолог ведомственной СЭД.

7.6. Системный технолог ведомственной СЭД каждой организации (ведомства), подключенной к Единой СЭД, своевременно направляет в ЦУ Единой СЭД информацию об изменениях в реквизитах своей организации – наименовании и/или адресе электронной почты.

1. На начальном этапе в состав Единой СЭД включаются следующие органы государственной власти Московской области, расположенные в здании Правительства Московской области по адресу: г. Красногорск 7, Бульвар Строителей, д. 1.

1) Аппарат Правительства Московской области.

16) Управление государственной и муниципальной службы Московской области.

17) Управление по обеспечению деятельности мировых судей Московской области.

18) Министерство финансов Московской области, расположенное вне здания Правительства Московской области.

2. В дальнейшем в состав Единой СЭД должны быть включены все органы государственной власти Московской области, государственные и муниципальные учреждения, органы местного самоуправления муниципальных образований Московской области.

3. Включение в состав Единой СЭД реализуется для органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, располагающих необходимой аппаратно-программной базой и готовых к ее эксплуатации.

Для того чтобы быть включенной в состав Единой СЭД организация (ведомство) должна удовлетворять следующим условиям:

· наличие ведомственной СЭД, удовлетворяющей требованиям настоящего Регламента;

· наличие телекоммуникационной инфраструктуры, обеспечивающей возможность организации информационного обмена с ЦУ Единой СЭД;

· наличие квалифицированного персонала, выполняющего функции по:

o поддержанию корректного функционирования ведомственной СЭД;

o выполнению операций обмена электронными документами с использованием ведомственной СЭД;

o обеспечению взаимодействия ведомственной СЭД с ЦУ Единой СЭД.

· Наличие пакета нормативно-методических документов, отражающих специфику работы с электронными документами в условиях использования Единой СЭД, в частности:

o Инструкция по делопроизводству;

o Должностные инструкции;

o Регламент применения ЭЦП в организации (ведомстве) (в случае использования технологии ЭЦП);

o Ролевые инструкции пользователей.

4. Включение в состав Единой СЭД осуществляется оператором Единой СЭД по заявке организации (ведомства), направляемой на имя уполномоченного лица оператора Единой СЭД. Форма заявки дана в Приложении №2 настоящего Регламента.

5. Включение в состав Единой СЭД производится при согласованности действий структурных подразделений в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области Московской области, отвечающих за информационные технологии и делопроизводство.

6. При изменения списочного состава участников Единой СЭД необходимо внесение соответствующих корректировок в настоящий Регламент и принятие изменений к нему.

Министерство информационных технологий и связи

Правительства Московской области

(название организации – оператора Единой СЭД)

Ответственному лицу

(Должность,)

ЗАЯВКА

на включение в состав Единой СЭД

Прошу включить в состав Единой Системы электронного документооборота в органах государственной власти Московской области.

Наименование организации (ведомства):

______________________________________________________________________________

Юридический адрес:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Почтовый адрес:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Фактический адрес:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Руководитель организации

______________________________________________________________________________

Контактное лицо

Фамилия Имя Отчество:_________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

e-mail:________________________________________________________________________

Тел/факс:______________________________________________________________________

Список сотрудников на предоставление доступа к хранилищу электронных документов на Центральном Узле Единой СЭД:

1. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Должность:_________________________________________________________________

Структурное подразделение:__________________________________________________

___________________________________________________________________________

2. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Должность:_________________________________________________________________

Структурное подразделение:__________________________________________________

___________________________________________________________________________

3. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Должность:_________________________________________________________________

Структурное подразделение:__________________________________________________

___________________________________________________________________________

«___» _________ 200__г.

Должность руководителя (подпись) ()

Приложение.

Единый формат межведомственного обмена электронными документами

1. Общие положения и область применения…………………………………58

2.Термины и определения …………………….. …………………………….58

3.Модель сообщения…………………………………………………………..59

4.Перечень и содержание зон сообщения……………………………………60

5.Правила описания зон сообщения. 60

6.Зона «Заголовок». 61

Элемент «Header» 62

7............................................................................................................... Зона «Документ». 63

Элемент «Document» 64

Элемент «Document/RegNumer» 64

Элемент «Document/Confident» 65

Элемент «Document/Author» 66

Элемент «Document/Author/Organization» 66

Элемент «Document/Author Organization/Address» 66

Элемент «Document/Author/Organization/Econtact» 66

Элемент «Document/Author/Organization/OfficialPerson/Name» 67

Элемент « Document/Author/Organization/OfficialPerson/Official 67

Элемент «Document/Author/Organization/OfficialPerson/SignDate» 68

Элемент « Document/Author/OutNumber/RegNumer» 68

Элемент « Document/Author/PrivatePerson» 68

Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Name» 68

Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Address» 68

Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Econtact» 69

Элемент «Document/Validator» 69

Элемент «Document/Validator/Organization» 69

Элемент «Document/Validator/Organization/Address» 69

Элемент «Document/Validator/Organization/Econtact» 70

Элемент «Document/Validator/Organization OfficialPerson/Name» 70

Элемент «Document/Validator/Organization/OfficialPerson/Official» 70

Элемент «Document/Validator/Organization/OfficialPerson/SignDate» 70

Элемент «Document/Addressee» 70

Элемент «Document/Addressee/Organization» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/Address» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/Econtact» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/OfficialPerson/Name» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/OfficialPerson/Official» 72

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson» 72

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Name» 73

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Address» 73

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Econtact» 73

Элемент «Document/Writer» 73

Элемент «Document/Writer/Organization» 74

Элемент «Document/Writer/Organization/Address» 74

Элемент «Document/Writer/Organization/Econtact» 74

Элемент «Document/Writer/Organization/OfficialPerson/Name» 74

Элемент « Document/Writer/Organization/OfficialPerson/Official» 74

8................................................................................................ Описание зоны «Задания». 75

Элемент «Task» 75

Элемент «Task/TaskNumber» 76

Элемент «Task/Confident» 77

Элемент «Task/Referred» 77

Элемент «Task/Referred/RegNumber» 77

Элемент «Task/Referred/TaskNumber» 77

Элемент «Task/Author» 77

Элемент «Task/Author/Organization» 77

Элемент «Task/Author/Organization/Address» 78

Элемент «Task/Author/Organization/Econtact» 78

Элемент «Task/Addressee/Organization/OfficialPerson/Name» 78

Элемент «Task/Author/Organization/OfficialPerson/Official» 79

Элемент «Task/Executor» 79

Элемент «Task/Executor/Organization» 79

Элемент «Task/Executor/Organization/Address» 79

Элемент «Task/Executor/Organization/Econtact» 80

Элемент «Task/Executor/Organization/OfficialPerson/Name» 80

Элемент «Task/Executor/Organization/OfficialPerson/Official» 80

9........................................................................................................... Зона «Расширение». 80

Элемент «Expansion» 80

Элемент «Expansion/РК» 81

Элемент «Expansion/File» 81

Элемент «Expansion/File/EDS» 82

Элемент «Expansion/AdvFields» 82

Элемент «Expansion/Rubric» 82

Элемент «Expansion/AdvInfo» 82

Элемент «Expansion/EAddress» 83

10........................................................................................... Уведомление о регистрации. 83

10.1. Зона «Заголовок» уведомления о регистрации. 83

Элемент «Header» 83

10.2. Зона «Уведомление» уведомления о регистрации. 84

Элемент «Acknowledgement» 84

Элемент «Acknowledgement/RegNumer» 85

Элемент «Acknowledgement/AckResult» 85

Электронное сообщение, формируемое и обрабатываемое ведомственной СЭД в процессе электронного документооборота в рамках Единой СЭД, представляет собой паспорт РК и прикрепленные к РК файлы, если таковые есть. Ведомственной СЭД формируется квитанция (уведомление) о регистрации электронного документа, поступившего через ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты и зарегистрированного в ведомственной СЭД.

В настоящем документе описаны структура паспорта РК и квитанции о регистрации, состав элементов и атрибутов. На форматы прикрепленных к РК файлов никаких ограничений не накладывается, вопросы работы с прикрепленными к РК файлами в настоящем документе не рассматриваются.

2. Термины и определения

В настоящем документе, помимо общеупотребительных, используются следующие термины и определения:

Адресат - организация или должностное лицо, либо гражданин, в адрес которого направлен документ.

Атрибут XML-документа - именованная уточняющая характеристика элемента XML. Состоит из пары «название»=«значение». Указывается при определении элемента XML в открывающем теге.

Входящий документ - документ, поступивший в текущую организацию из сторонней (внешней) организации.

Должностное лицо - сотрудник организации (ведомства), являющийся официальным участником документооборота - может быть адресатом документа, исполнителем документа, автором, контролером или исполнителем поручения, лицом, визирующим или подписывающим проект документа.

Заявитель - гражданин, являющийся автором документа - обращения.

Исполнитель - 1. Должностное лицо, подготовившее документ (проект документа).

2. Должностное лицо, назначенное исполнителем поручения по документу.

Исходящий документ - документ, созданный в текущей организации и направляемый внешнему адресату – организации или гражданину.

Корре спондент - организация или должностное лицо, от которого получен документ.

Обращение гражданина - документ, поступивший в текущую организацию от физического лица – гражданина.

Поручение - распоряжение, подлежащее исполнению.

Пункт документа - поручение, содержащееся в тексте документа.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный номер - реквизит документа, обозначающий номер (индекс) документа, задаваемый по правилам, принятым в зарегистрировавшей документ организации.

Правительство Российской Федерации постановляет:

Утвердить прилагаемое Положение о системе межведомственного электронного документооборота.

Председатель Правительства Российской Федерации В. Путин

Положение о системе межведомственного электронного документооборота

1. Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота.

2. Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации.

3. Участниками межведомственного электронного документооборота являются федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации.

4. Под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота в настоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота, в том числе:

а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информации о ходе рассмотрения федеральными органами исполнительной власти электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;

г) внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;

д) осуществление федеральными органами исполнительной власти согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме.

5. При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну.

6. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение технологической возможности использования межведомственного электронного документооборота переменным числом его участников;

б) применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

в) правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение целостности передаваемой информации;

д) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками межведомственного электронного документооборота;

е) обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

7. Технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота состоит из следующих элементов:

а) головной узел межведомственного электронного документооборота, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота;

б) узлы участников межведомственного электронного документооборота;

в) защищенные каналы связи.

8. Технические средства головного узла межведомственного электронного документооборота включают в себя почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота.

9. Основными функциями головного узла межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота;

б) обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

10. Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают в себя серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места.

11. Основными функциями узлов участников межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи;

б) доставка электронных сообщений, полученных из головного узла межведомственного электронного документооборота, в федеральные информационные системы электронного документооборота адресатов;

в) отправка электронных сообщений из федеральных информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота на головной узел межведомственного электронного документооборота;

г) хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в федеральную информационную систему электронного документооборота адресата.

12. Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведомственного электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники участников межведомственного электронного документооборота.

13. Организатор межведомственного электронного документооборота осуществляет следующие функции:

а) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

б) формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов;

в) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

14. Создание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота осуществляет организатор межведомственного электронного документооборота путем организации каналов связи от головного узла межведомственного электронного документооборота до узлов участников межведомственного электронного документооборота и создания узлов участников межведомственного электронного документооборота.

Для организации каналов связи межведомственного электронного документооборота используются каналы связи организатора межведомственного электронного документооборота и (или) каналы связи, арендуемые организатором межведомственного электронного документооборота у операторов связи.

15. Технические средства узлов участников межведомственного электронного документооборота передаются Федеральной службой охраны Российской Федерации участникам межведомственного электронного документооборота на безвозмездной основе во временное пользование. Передача оформляется актом приема-передачи технических средств. Технические средства должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность технических средств и конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации.

16. В случае если возникает необходимость размещения у участников межведомственного электронного документооборота дополнительных технических средств и (или) их переноса в другие помещения, финансирование выполнения комплекса работ по прокладке объектовых линий связи, приобретения оборудования и программного обеспечения и выполнения специальных работ осуществляется за счет средств участника межведомственного электронного документооборота. Указанные работы для обеспечения конфиденциальности и безопасности производятся поставщиком услуг, имеющим соответствующую лицензию. Спецификация на приобретаемое оборудование, программное обеспечение и материалы, а также техническое задание на выполнение специальных работ согласуются с Федеральной службой охраны Российской Федерации.

Настройку технических средств и средств защиты, а также установку специального программного обеспечения осуществляет организатор межведомственного электронного документооборота.

17. Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

18. Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

19. Регистрация (учет) электронных сообщений в федеральной информационной системе электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по дело-производству этого участника.

20. Федеральная информационная система электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений этим участником.

21. Поддержание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии осуществляется организатором межведомственного электронного документооборота посредством выполнения комплекса работ, включающих:

а) обеспечение работоспособности программно-технических средств;

б) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

в) ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

г) обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.

22. Финансирование приобретения расходных материалов (съемные носители информации, картриджи к принтерам и другие) осуществляется участниками межведомственного электронного документооборота.

23. Информационная безопасность при осуществлении межведомственного электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

24. К техническим мероприятиям относятся:

а) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

б) обеспечение целостности обрабатываемых данных;

в) обеспечение антивирусной защиты информации.

25. К организационным мероприятиям относятся:

а) контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

б) определение должностных лиц участников межведомственного электронного документооборота и организатора межведомственного электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

в) установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;

г) установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;

д) организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников межведомственного электронного документооборота, и технических средств этих узлов.

Храмцовская Наталья Александровна , ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International .

В настоящее время в Российской Федерации начали осуществляться такие крупные общегосударственные проекты, имеющие принципиальное значение для будущего страны, как построение «электронного правительства» и информационного общества. «Электронное правительство» - это на 90% электронный документооборот, и, кроме того, в обоих проектах большое значение придается улучшению взаимодействия различных ведомств при решении важнейших задач государственного управления, а также при оказании государственных услуг, особенно в электронном виде.

Реализация этих проектов, нацеленных на сохранение и укреплений Россией своих позиций в 21-м веке, невозможна без современного эффективного межведомственного взаимодействия. Межведомственное взаимодействие является ключевым элементом при решении задач повышения эффективности национальной экономики, укрепления военного и научно-технического потенциала, борьбы с терроризмом, повышения социальной и политической стабильности общества.

Именно поэтому программы налаживания межведомственного электронного взаимодействия (МЭВ), документооборота (МЭДО) и т.д., обречены в конечном итоге на успех, несмотря на все неизбежные на этом пути проблемы и отдельные неудачи. Руководство страны также прекрасно понимает, что реализация всех многомиллиардных программ построения «информационного общества» начинается с эффективного многократного использования государственной информации.

Так, в Законе «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» уже предусмотрено, что вся необходимая для оказания государственной услуги информация, находящаяся в распоряжении государственных органов, будет передаваться ими друг другу самостоятельно - из этого информационного взаимодействия организации и граждане должны быть исключены. Эти положения вступают в силу с 1 июля 2011 года .

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»

Статья 7. Требования к взаимодействию с заявителем

Органы … не вправе требовать от заявителя:

1) предоставления документов и информации …, предоставление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, …;

2) предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих … услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, … (вступает в силу 1 июля 2011 г.);

3) осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственных и муниципальных услуг и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, … (вступает в силу 1 июля 2011 г.).

Текущее состояние дел

В 2009-2010 годах Правительством РФ принято несколько важных решений по организации межведомственного электронного взаимодействия. Это, прежде всего, следующие постановление Правительства:

· «Положение о системе межведомственного электронного документооборота» (утв. постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754)

· «Технические требования к организации взаимодействия системы МЭДО с СЭД федеральных органов исполнительной власти» (утв. распоряжением Правительства РФ от 2 октября 2009 г. № 1403-р)

· «Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия» (утв. Постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. № 697)

Распоряжением Правительства РФ №1475-р от 15 октября 2009 г. в качестве единого национального оператора инфраструктуры электронного правительства выбрано ОАО «Ростелеком».

На заседании Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления 13 июля 2010 г. утвержден «Системный проект формирования в Российской Федерации инфраструктуры электронного правительства».

Эти решения пока что не привели к кардинальным сдвигам в решении задачи налаживания современного межведомственного документооборота. Помимо организационных проблем, требуется решить и целый ряд других вопросов. Министр связи и массовых коммуникаций РФ Игорь Щеголев, давая в апреле 2010 года интервью онлайн-газете iToday.ru, сетовал на то, что «в различных ведомствах и регионах программное обеспечение систем электронного документооборота разное, поэтому задача интегрировать документооборот - не из простых. Надо ведь обеспечить еще и сохранность информации, и есть очень серьезные требования к безопасности. Поэтому этот процесс не такой быстрый, как нам бы всем хотелось .»

Таким образом, сейчас в стране создаются две государственные системы межведомственного взаимодействия: МЭДО и СМЭВ, и эту работу курируют два разных ведомства (соответственно, Федеральная служба охраны и Минкомсвязи).

Система Межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

Проект создания системы МЭДО выполняется в течение нескольких лет, и уже достигнуты определенные результаты. На первом этапе проекта ставилась задача передачи документа, контроля срока его исполнения и получения ответа от ведомства. Сейчас начата пилотная стадия второго этапа, на котором планируется реализовать возможность контроля отравителем процесса прохождения документа в ведомстве-получателе.

Первоначально планировалось до конца 2010 года подключить к МЭДО все федеральные ведомства. Однако пока что подтверждающей это информации из государственных органов не поступало.

Анализ проекта МЭДО показывает, что основной его идеологии являются обеспечение взаимодействия разнородных систем путем преобразования форматов. Для передачи документов и их метаданных используется стандартный внутренний формат. Применение специальных шлюзов и адапторов позволяет существенно автоматизировать взаимодействие ведомственных СЭД с МЭДО. Всё это сейчас отрабатывается в тестовом режиме.

Использование защищенной электронной почты в качестве средства доставки сообщений МЭДО - на сегодняшний день самое оптимальное технологическое решение, но возможны и другие решения, например, помещение сообщений на некий сервер с онлайн доступом.

Взаимодействие на основе защищенной электронной почты в мире достаточно популярно, в первую очередь потому, что оно позволяет быстро создать работающую систему, использующую простые и понятные людям технологии, и имеющую достаточно большой потенциал для последующего развития. Очень важно, что система МЭДО уже заработала, и участники проекта почувствовали отдачу.

Компания «Электронные офисные системы» участвует в создании МЭДО с самого начала проекта. В частности, разработанный компанией адаптор к СЭД «Дело» функционирует уже в промышленном режиме.

Дальнейшее развитие МЭДО включено в государственную программу Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р). Среди Целевых индикаторов и показатели государственной программы есть и такой: «18. Доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота». К 2015 году планируется довести этот показатель до 70%.

Количество федеральных органов государственной власти, осуществляющих обмен электронными образами документов с использованием межведомственной системы электронного документооборота без дублирования на бумажном носителе (за исключением документов, создание которых в бумажном виде является обязательным) планируется довести до:

· 45 единиц - в 2011 году;

· 65 единиц - в 2012 году;

· 85 единиц - в 2013 году;

Доля безбумажного электронного документооборота в общем объеме документооборота:
10 процентов - в 2011 году;

· 20 процентов - в 2012 году;

Единая система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)

Согласно Постановлению Правительства, Минкомсвязи необходимо в трехмесячный срок запустить систему СМЭВ в эксплуатацию, утвердить технические требования к взаимодействию информационных систем в единой системе и обеспечить их публикацию на едином портале госуслуг.

Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия (утв. Постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. № 697)

6. Основными функциями системы взаимодействия являются:

а) обеспечение передачи запросов, иных документов и сведений, необходимых для получения государственных и муниципальных услуг и поданных заявителями через единый портал, в подключенные к системе взаимодействия информационные системы органов и организаций, обязанных предоставить испрашиваемые государственные (муниципальные) услуги;

б) обеспечение обмена электронными сообщениями между органами и организациями, информационные системы которых подключены к системе взаимодействия, при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций;

в) обеспечение передачи на единый портал запросов, иных документов и сведений, обработанных в информационных системах органов и организаций, а также информации о ходе выполнения запросов о предоставлении государственных или муниципальных услуг и результатах их предоставления.

В новостях за 16 сентября 2010 г. пресс-служба Минкомсвязи сообщила: «В настоящее время СМЭВ успешно функционирует. В ближайшее время Минкомсвязи введет систему в промышленную эксплуатацию. Уже сейчас через нее оказываются приоритетные государственные услуги органов власти, определенные РПРФ №1555 и доступные через единый портал государственных услуг» . На этом победные реляции о СМЭВ закончились, и в течение двух месяцев никакой новой информации о ходе реализации проекта на федеральном уровне не поступало.

Развитие СМЭВ также включено в государственную программу Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р).

Перспективы развития межведомственного взаимодействия

Создаваемые ныне межведомственные системы в основном нацелены на автоматизацию существующей переписки между госорганами, которая идет между их высшими руководителями. Это необходимый и важный, но лишь первый робкий шаг вперед. Главной задачей, которую придется решать в ближайшее время, является «стыковка» ведомственных деловых процессов и ведомственных информационных инфраструктур.

Первым естественным этапом автоматизации является перевод с электронный вид существующего документооборота, включая многочисленные справки и сводки. Следующим этапом является отказ от этих справок, и переход на взаимодействие посредством коллективного оперативного использования общегосударственных информационных систем и ресурсов (регистров, реестров, баз данных и т.п.). Как и во взаимоотношениях с организациями и гражданами, справочную работу следует уже не автоматизировать, а делать ненужной и истреблять.

Стоит отметить, что сейчас на Западе (да и у нас в России тоже) начинает широко пропагандироваться внедрение в государственное управление идеологии, методов и технологий «веб 2.0», направленных на более широкое и часто неформальное взаимодействие государственных служащих как между собой, так и с «внешним миром», в том числе с использованием социальных сетей. На мой взгляд, к этой идее нужно относиться критически, поскольку такие методы работы подрывают существующую в организации субординацию, и не очевидно, что это во всех случая пойдёт на пользу. В то же время есть надежда на то, что «давление» этих идущих с Запада идей заставит наше государство постепенно уходить от жесткой «вертикали» в работе государственных ведомств, и больше делегировать полномочия на уровень руководителей среднего звена, предоставляя им, в том числе, и право внешней переписки в пределах этих полномочий.

Такой же эффект делегирования полномочий может иметь и более широкое применение workflow-средств для автоматизации деловых процессов в целом и работы с документами в частности.

Подобное широкое делегирование полномочий, как показывает зарубежный опыт, может существенно изменить методы работы с документами в государственных органах и структуру межведомственного взаимодействия. Чем шире будут делегироваться полномочия, тем в большей степени обязанности по управлению документами будут ложиться на самих руководителей (включая формирование дел и установление сроков хранения документов). Результатом станет сокращение численности персонала служб документационного обеспечения управления, причём из них в первую очередь будут «вымываться» специалисты среднего звена. В службе ДОУ останется небольшое число технических работников, и несколько высококвалифицированных специалистов в области управления документацией, которые будут выполнять управленческие функции по организации работы с документами в организации.

Таким образом, можно предположить, что в будущем межведомственное взаимодействие будет осуществляться не через переписку первых лиц ведомств, а преимущественно через совместное использование федеральных реестров, а также через прямое взаимодействие руководителей среднего звена и исполнителей. Это самым существенным образом повлияет и на требования к системам, поддерживающим межведомственное взаимодействие, да и на требования к ведомственным СЭД.

Перспективы развития электронного документооборота

Как на этом фоне выглядят перспективы развития нашей сферы деятельности – электронного делопроизводства и документооборота?

На практике используется два основных подхода к организации электронного документооборота между ведомствами:

· Государственные органы работают в одной системе или применяют однотипные системы одного производителя. Это наиболее эффективный вариант, и уже есть опыт его применения в ряде российских регионов.

· Каждое ведомство использует собственную систему или системы, взаимодействие которые обеспечивается за счет соблюдения ряда стандартов, а также применения переходников/адапторов.

В нашем случае придется идти более трудоемким и рискованным вторым путем - стыковать разношерстные системы различных ведомств, поскольку снести всё, что уже накоплено ведомствами, и заменить на что-то новое, - и слишком дорого, и чревато параличом деятельности соответствующих государственных органов. Кроме того, придётся ещё и учитывать неодинаковый уровень и возможности ведомств.

Для такой «стыковки» необходимы единые правила взаимодействия, которые должно разработать государство. «В противном случае развитие информационных ресурсов органов власти будет осуществляться по принципам, определяемым их разработчиками, что повлечёт за собой невозможность данных систем обмениваться информацией, их несовместимость на федеральном и региональном уровне». Необходимо также: «… определение единых правил информационного взаимодействия в электронном виде между федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления; унификация и интеграция используемых систем» .

В Государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011 — 2020 годы) (утв. Распоряжение Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р) указывается, что «интеграция систем электронного документооборота органов государственной власти» буде вестись «на основе единого стандарта», - правда, не уточнено, какого именно.

Возможно, для России хорошей моделью, на которую можно было ориентироваться, могла бы стать, например, австрийская схема электронного документооборота и межведомственного взаимодействия, в которой применяется стандартизированный контейнерный формат для хранения и передачи документов. Формат стандартизирован на пяти уровнях: от элементарного, который поддерживает простейшую пересылку документа и его метаданных (например, по электронной почте) - и до наивысшего уровня, когда вместе с документом или группой документов передается и вся информация, необходимая для продолжения соответствующих деловых процессов.

Государственной программой Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р) предусмотрено дальнейшее развитие законодательно-нормативной базы электронного документооборота. Среди «Основных мер правового регулирования, направленные на достижение цели и (или) конечных результатов государственной программы Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)» (Приложение №8) предусмотрены:

· Разработка проекта федерального закона, регламентирующего вопросы создания и использования электронных документов, образующихся при осуществлении органами государственной власти и органами местного самоуправления административных процедур с использованием информационных технологий (Минкомсвязь России, Минэкономразвития России),

· Внесение изменений в отдельные нормативные правовые акты в целях обеспечения расширения внедрения электронного документооборота в работу органов государственной власти (ФСО России, заинтересованные федеральные органы исполнительной власти).

Стандартизация в области межведомственного взаимодействия

Хотелось бы отметить, что компания «ЭОС» вопросам стандартизации уделяет большое внимание. Компания стала базовой организацией для деятельности подкомитета ПК6 (в составе технического комитета ТК459) – одного из двух в структуре Росстандарта, занимающихся вопросами управления документами. В подкомитете ведутся, в том числе, работы по стандартизации форматов обмена документами, и совсем недавно получил статус национального стандарта известный стандарт Гильдии – теперь это ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Однако данное направление работы было бы желательно усилить, в первую очередь за счёт более активного участия в этой работе как разработчиков ПО, так и заинтересованных государственных органов. ПК6 – это та площадка, в рамках которой вполне реально организовать разработку сбалансированных стандартов, учитывающих интересы как государства, так и бизнеса.

Как мне кажется, спустя непродолжительное время всё-таки будут разработаны обязательные требования к СЭД, закупаемым государственными учреждениями, и, вероятно, будет создана система сертификации СЭД на соответствие таким требованиям. Такая практика существует в США, всё шире распространяется в Евросоюзе, о введении таких требовании уже говорят и в Украине.

Если говорить о текущем положении дел в мире в области требований к СЭД, то ситуация здесь довольно запутанная. Европейские типовые требования к системам управления электронными документами MoReq2 оказались сложными для сертификации, хотя никто не отрицает высокое качество этого документа. Из-за этого DLM-форум (спонсируемая Еврокомиссией организация, курирующая проект MoReq) инициировал создание нового варианта - MoReq2010, публикация которого планируется на начало 2011 года. Существуют также конкурирующие требования Международного Совета Архивов, являющиеся «перепевом» наработок в этой области 2001-2002 гг., которые в настоящее время завершают процесс стандартизации в ИСО и скоро получат статус международного стандарта. Так что у России есть возможность выбрать тот документ, на которые мы могли бы в дальнейшем опереться при разработке своего национального стандарта.

Заслуживает внимание и вопрос о работе с грифованной информацией, который пора уже решать, в том числе и путем разработки соответствующих дополнительных требований к СЭД и их использованию – как это сделано, например, в США.

Мы считаем, что заслуживает внимания разработка средств, упрощающая использование сложных технологий, на которых строится применение ЭЦП и инфраструктура открытых ключей.

Необходимо также не забывать и о ещё одном специфическом виде межведомственного взаимодействия – о взаимодействии с ведомственными и государственными архивами. Создание электронных архивов - очень сложная задача, однако без них невозможно использовать изначально электронные документы длительного и постоянного срока хранения (и, как следствие, оказание услуг в чисто электронном виде). Придется отказаться и от отношения к архивам, как к «кладбищам» ненужных документов, поскольку перевод архивной информации в электронный вид превращает архив в ценный ресурс, активно используемый в оперативной работе. Архивы постепенно будут превращаться в информационные центры, роль которых будет соизмерима с федеральными реестрами. Для обеспечения взаимодействия с ними требуются дополнительные усилия по стандартизации, прежде всего:

Стандартизация форматов, пригодных для длительного хранения информации и документов, и их обязательное использование при создании документов длительного и постоянного срока хранения;

Стандартизация метаданных документов, в том числе тех, которые необходимы архивам для обеспечения их долговременной сохранности, для понимания контекста создания и для поиска;

Стандартизация методов среднесрочного и долговременного хранения документов, подписанных ЭЦП.

В этой связи стоит задуматься об использовании немецкой идеи создания двухуровневой системы архивного хранения документов государственных органов, включающей:

Объединенный (промежуточный) архив для ведомственного хранения государственных электронных документов, когда основной контроль над документами осуществляют сами ведомства, но у архивистов есть возможность проводить работы, необходимые для обеспечения длительной сохранности документов, а также экспертизу ценности.

Государственный электронный архив, куда, по итогам экспертизы ценности, передаются из «промежуточного» архива на постоянное хранение наиболее ценные документы министерств и ведомств.

Хотелось бы обратить внимание ещё на один важный момент: поскольку в межведомственном документообороте значительная часть документов является документами длительного и постоянного срока хранения, то, переходя на современные технологии, ни в коем случае нельзя забывать о существующих проблемах с обеспечением сохранности юридически значимых электронных документов. И хотя использование электронных подлинников или заверенных электронных копий бумажных документов полностью оправдано для ускорения и автоматизации оперативной работы, в ряде случаев полезно также изготовлять и сохранять бумажные подлинники или дубликаты этих же документов. Чрезмерное, непродуманное увлечение «электронизацией» может иметь тяжёлые последствия, в первую очередь связанные с риском невозможности доказать целостность и аутентичность документов спустя длительное время после их создания.

Заключение

Конечно, пока что проекты межведомственного электронного взаимодействия напоминают первые весенние ручейки, - это первые робкие шаги в нужном направлении. Однако очень скоро эти ручейки превратятся в полноводные реки. Работа предстоит большая, и её хватит на всех - и тем, кто создает и продает информационные системы для работы со структурированной информацией, и тем, кто поставляет программное обеспечение для межведомственного обмена неструктурированной и слабоструктурированной информацией.

Коммерческим структурам нужно активнее участвовать в этом процессе (МЭДО, шлюзы, стандартизация и т.п.), и не ждать, пока «грянет гром». Необходимо тесное сотрудничество государства и бизнеса, прежде всего в разработке требований к СЭД и других стандартов, поскольку у государства для самостоятельной подготовки таких документов не хватает специалистов-аналитиков высшего. Бизнес, в свою очередь, заинтересован в таком сотрудничестве с тем, чтобы выпускаемые стандарты не только не мешали, но и способствовали нормальной коммерческой деятельности.

По мере создания систем МЭДО идет ломка определенных стереотипов. Это процесс достаточно длительный и нелёгкий. Можно понять высказываемое рядом коллег недовольство темпами этого движения вперед, но, как мне кажется, темп взят правильный, поскольку люди в одночасье перестроиться не могут, и в тех же США процесс перехода на электронные методы работы занял около 10 лет. Да и изменение соответствующей законодательно-нормативной базы – не менее сложный и болезненный процесс. Поэтому менять технологии работы надо обдуманно, помня, что мы переходим не к чисто электронному, а к смешанному документообороту, и что бумажные документы (хотя их количество и будет сокращаться) предстоит использовать ещё очень долгое время.

Утверждено

Постановлением Правительства

Российской Федерации

ПОЛОЖЕНИЕ

О СИСТЕМЕ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации (далее соответственно - участники межведомственного электронного документооборота, информационные системы электронного документооборота).

2. Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Под взаимодействием информационных систем электронного документооборота в настоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота, в том числе:

(см. текст в предыдущей редакции)

а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информации о ходе рассмотрения участниками межведомственного электронного документооборота электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

(см. текст в предыдущей редакции)

в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;

г) внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;

д) осуществление участниками межведомственного электронного документооборота согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме;

(см. текст в предыдущей редакции)

е) направление в электронной форме нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации;

ж) направление и получение иных документов, передаваемых при взаимодействии участников межведомственного электронного документооборота в электронной форме.

5. При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Обмен между участниками межведомственного электронного документооборота информацией, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется при выполнении ими требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота.

(см. текст в предыдущей редакции)

6. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение технологической возможности использования межведомственного электронного документооборота переменным числом его участников;

б) применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

в) правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение целостности передаваемой информации;

д) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками межведомственного электронного документооборота;

е) обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

7. Технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота состоит из следующих элементов:

а) головной узел межведомственного электронного документооборота, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота;

б) узлы участников межведомственного электронного документооборота;

в) защищенные каналы связи.

8. Технические средства головного узла межведомственного электронного документооборота включают в себя программно-технические комплексы обработки, маршрутизации и хранения сообщений, средства мониторинга работоспособности технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота, средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота.

(см. текст в предыдущей редакции)

9. Основными функциями головного узла межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота;

б) обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

10. Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают в себя коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места. Автоматизированными рабочими местами узел комплектуется по запросу участника межведомственного электронного документооборота.

(см. текст в предыдущей редакции)

11. Основными функциями узлов участников межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи;

б) доставка электронных сообщений, полученных из головного узла межведомственного электронного документооборота, в информационные системы электронного документооборота адресатов;

(см. текст в предыдущей редакции)

в) отправка электронных сообщений из информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота на головной узел межведомственного электронного документооборота;

(см. текст в предыдущей редакции)

г) хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в информационную систему электронного документооборота адресата.

(см. текст в предыдущей редакции)

12. Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведомственного электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники участников межведомственного электронного документооборота.

13. Организатор межведомственного электронного документооборота осуществляет следующие функции:

а) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

б) формирование и актуализация глобальных адресных справочников (классификаторов);

(см. текст в предыдущей редакции)

в) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

14. Создание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота осуществляют организатор межведомственного электронного документооборота и (или) участники межведомственного электронного документооборота путем организации каналов связи от головного узла межведомственного электронного документооборота до узлов участников межведомственного электронного документооборота, а также путем создания узлов участников межведомственного электронного документооборота.

Для организации каналов связи межведомственного электронного документооборота используются каналы связи организатора межведомственного электронного документооборота и (или) каналы связи, арендуемые организатором межведомственного электронного документооборота или участниками межведомственного электронного документооборота у операторов связи.

(см. текст в предыдущей редакции)

14(1). Создание узлов межведомственного электронного документооборота и организация каналов связи межведомственного электронного документооборота федеральных органов государственной власти, высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и государственных внебюджетных фондов осуществляются за счет бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете Федеральной службе охраны Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

14(2). Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, имеют право создавать узлы межведомственного электронного документооборота, организовывать каналы связи межведомственного электронного документооборота и поддерживать технико-технологическую инфраструктуру межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии за счет бюджетных ассигнований соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, предусмотренных этим органам в рамках реализации государственных программ.

(см. текст в предыдущей редакции)

14(3). Создание узлов межведомственного электронного документооборота, организация каналов связи межведомственного электронного документооборота и поддержание в работоспособном состоянии технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, осуществляются за счет средств этих организаций.

(см. текст в предыдущей редакции)

(см. текст в предыдущей редакции)

15. Технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота федеральных органов государственной власти, высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и государственных внебюджетных фондов приобретаются за счет бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете Федеральной службе охраны Российской Федерации, и передаются Федеральной службой охраны Российской Федерации этим органам и фондам на безвозмездной основе во временное пользование. Передача оформляется актом приема-передачи технических и программно-технических средств.

(см. текст в предыдущей редакции)

15(1). Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, имеют право приобретать технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота за счет бюджетных ассигнований соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, предусмотренных этим органам в рамках реализации государственных программ.

(см. текст в предыдущей редакции)

15(2). Технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, приобретаются за счет средств этих организаций.

(см. текст в предыдущей редакции)

15(3). Технические требования к создаваемым узлам межведомственного электронного документооборота и организуемым каналам связи межведомственного электронного документооборота, а также к приобретаемым техническим и программно-техническим средствам узлов межведомственного электронного документооборота согласуются органами государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, и организациями, созданными для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, с организатором межведомственного электронного документооборота.

Порядок согласования утверждается организатором межведомственного электронного документооборота.

(см. текст в предыдущей редакции)

15(4). Технические и программно-технические средства узлов участников межведомственного электронного документооборота должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность указанных средств и конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации.

16. В случае если возникает необходимость размещения у участников межведомственного электронного документооборота дополнительных технических средств и (или) их переноса в другие помещения, финансирование выполнения комплекса работ по прокладке объектовых линий связи, приобретения оборудования и программного обеспечения и выполнения специальных работ осуществляется за счет средств участника межведомственного электронного документооборота. Указанные работы для обеспечения конфиденциальности и безопасности производятся поставщиком услуг, имеющим соответствующую лицензию. Спецификация на приобретаемое оборудование, программное обеспечение и материалы, а также техническое задание на выполнение специальных работ согласуются с организатором межведомственного электронного документооборота.

(см. текст в предыдущей редакции)

Настройку технических средств и средств защиты, а также установку специального программного обеспечения осуществляет организатор межведомственного электронного документооборота.

17. Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

(Москва, 26 октября 2011 г.)

Состояние дел

1.1. Нормативная основа межведомственного электронного документооборота и электронного правительства.

Нормативную основу внедрения межведомственного электронного документооборота составляют Поручение Президента Российской Федерации по итогам заседания Государственного Совета Российской Федерации от 17 июля 2008 года, которым, в частности, ставится задача обеспечить переход федеральных органов исполнительной власти преимущественно на электронный документооборот не позднее 1 января 2011 года, Положение о системе межведомственного электронного документооборота, утверждённое постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754, а также ряд других поручений, распоряжений и иных актов Правительства и федеральных органов исполнительной власти.

В соответствии с первоначальной редакцией Положения участниками межведомственного электронного документооборота являлись федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации. В настоящее время число участников МЭДО расширяется. В соответствии с новой редакцией Положения (утвержденной 01.08.2011 постановлением Правительства Российской Федерации № 641) межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов (далее соответственно - информационные системы электронного документооборота, участники межведомственного электронного документооборота).

Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации. Участниками межведомственного электронного документооборота являются федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации.

Нормативную основу построения в Российской Федерации электронного правительства составляет концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства, утвержденная 6 мая 2008 г. распоряжением Правительства Российской Федерации № 632-р (с изменениями, внесёнными Постановлением Правительства Российской Федерации от 10.03.2009 № 219).

Отвечают за реализацию этой концепции в соответствии с распоряжением - Минкомсвязи России совместно с Минэкономразвития России и ФСО России.

В соответствии с этой концепцией под электронным правительством в Концепции понимается новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов.

В развитие концепции электронного правительства Постановлением Правительства Российской Федерации от от 8 сентября 2010 г. № 697 утверждено Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия (системе МЭВ), а также вышел Приказ Минкомсвязи России от 27 декабря 2010 г. № 190 об утверждении технических требований к взаимодействию информационных систем в единой системе межведомственного электронного взаимодействия.

Дальнейшие мероприятия по развитию электронного правительства предусмотрены Положением об инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме (Постановление Правительства Российской Федерации от 8 июня 2011 г. № 451).

Основными направлениями, по которым осуществляется внедрение информационных технологий в области управления документацией, являются следующие:

а) в технологической сфере

• развитие технологий делопроизводства и документооборота на основе систем класса Electronic Document Management Systems - системы управления электронными документами (EDMS) и систем класса Enterprise Content Management - управление контентом предприятия, Enterprise Information Management Systems - системы управления информацией предприятия (ECM или EIMS);

  развитие технологий архивного хранения - системы класса Electronic Archieves, электронные архивы(EA);

  развитие технологий перевода документов на различных типах носителей в цифровую форму и распознавания текстов;

  интеграция систем электронного документооборота и электронных архивов;

  создание инфраструктуры межведомственного электронного документооборота (МЭДО) для органов исполнительной власти и аналогичных систем для коммерческих организаций и обеспечение взаимодействия систем электронного документооборота различных организаций между собой на её основе;

б) в сфере нормативно-правового и методического обеспечения

принятие законодательных актов об информации, информационных технологиях и защите информации, об электронной подписи и иных;

легитимизация электронного документооборота на ведомственном и межведомственном уровнях с помощью принятия соответствующих нормативных документов;

В настоящее время разработкой решений для систем электронного документооборота и электронных архивов занимается значительное количество коммерческих организаций-разработчиков.

Так согласно имеющимся в Аппарате Правительства Российской Федерации сведениям в федеральных органах исполнительной власти, подключаемых к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), реализовано 38 решений от 22 разработчиков программно-аппаратных платформ.

Большое разнообразие предлагаемых продуктов делает актуальной при создании системы электронного документооборота и электронного архива проблему выбора продукта (и соответственно производителя) и внедренца.

1.3. Организация межведомственного электронного документооборота между органами государственной власти Российской Федерации

Внедрение автоматизированных систем (АС) в деятельность органов государственной власти и органов местного самоуправления осуществляется давно. Практически во всех федеральных органах исполнительной власти используются автоматизированные системы делопроизводства (АСД) или системы электронного документооборота (СЭД) различной степени совершенства и различных разработчиков.

В целом эти решения в той или иной степени обеспечивают как движение документов, разрабатываемых в электронном виде, так и «электронное сопровождение» движения бумажных документов в органах власти.

Следующим естественным шагом по развитию этого процесса является переход к межведомственному электронному документообороту, т.е. организация обмена электронными документами не только внутри ведомств, но и между самими ведомствами.

Инфраструктура электронного документооборота между участниками межведомственного электронного документооборота образуется:

а) ведомственными автоматизированными системами делопроизводства (документооборота) участников МЭДО (далее - АСД участников МЭДО);

б) системой межведомственного электронного документооборота (системой МЭДО);

в) программно-аппаратными комплексами сопряжения АСД участников МЭДО с системой МЭДО (далее - ПАК сопряжения).

АСД участника МЭДО выступает в качестве абонента системы МЭДО и обеспечивает создание/исполнение документов в электронном и/или бумажном виде в соответствии с принятым данным участником МЭДО порядком делопроизводства.

Система МЭДО представляет собой защищённую коммуникационную сеть, предоставляющую для целей электронного документооборота сервис «Почтовая служба СЗИ», обеспечивающий доставку электронных почтовых сообщений абонентам почтовой службы с возможностью использования средств криптографической защиты и квалифицированной электронной подписи (ЭП).

ПАК сопряжения представляет собой программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий сопряжение внутренней сети, в которой функционирует АСД участника МЭДО, с коммуникационной сетью системы МЭДО. ПАК сопряжения реализует следующие основные функции:

импорт из абонентской АСД информации о документе в установленном формате;

преобразование импортированной информации о передаваемом документе в формат сообщения электронной почты (далее - электронное сообщение документооборота, ЭСД) и отправка этого сообщения адресату по системе МЭДО средствами почтовой службы СЗИ;

получение ЭСД из системы МЭДО и преобразование его в установленный формат для экспорта в систему делопроизводства;

экспорт полученной информации о документе в систему делопроизводства.

На основе этой инфраструктуры осуществляется планомерный переход к преимущественному обмену документами в электронном виде между участниками системы МЭДО.

На сегодняшний день электронная отправка документов из Аппарата Правительства Российской Федерации осуществляется в 36 органов (33 федеральных органа исполнительной власти, Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации и Правительство Калининградской области). Доля документов, направляемых в электронном виде по состоянию на 1 мая 2011 г. достигла 54% от общего объема отправляемых документов.

В Аппарате Правительства Российской Федерации документы в электронном виде принимаются по МЭДО из 25 ведомств (22 федеральных органов исполнительной власти, Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Правительство Калининградской области).

1.4. Создание электронных архивов

Федеральными органами исполнительной власти проводится интенсивная работа по созданию и предоставлению в открытый доступ электронных архивов. Эти электронные архивы представляют собой хранилища оцифрованных (переведенных в электронный вид) массивов бумажных документов, составляющих соответствующие архивные фонды.

Примерами таких систем могут служить сайты, созданные Росархивом, Министерством обороны и рядом других органов.

Однако это только одна сторона проблемы создания электронных архивов. Она касается ранее созданных или создаваемых вновь архивов бумажных документов. К сожалению, к задаче создания архивов именно электронных документов, т.е. не имеющих бумажного оригинала, Росархив еще не приступил.

1.5. Организация межведомственного электронного взаимодействия в рамках создания электронного правительства

Инфраструктура межведомственного электронного взаимодействия представляет собой единый комплекс информационно-технологических и телекоммуникационных элементов, включающий:

а) информационные элементы в составе следующих информационных систем и входящих в них подсистем:

федеральная государственная информационная система «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

федеральная государственная информационная система «Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)»;

информационная система головного удостоверяющего центра, функции которого осуществляет уполномоченный федеральный орган исполнительной власти;

информационная система идентификации и аутентификации, предназначенная для обеспечения при осуществлении взаимодействия с использованием инфраструктуры взаимодействия идентификации, авторизации и аутентификации органов и организаций, а также обращающихся за получением государственных и (или) муниципальных услуг физических и юридических лиц (далее - заявители);

единая система межведомственного электронного взаимодействия;

б) организационно-технические элементы в следующем составе:

центры общественного доступа, предназначенные для информирования заявителей о деятельности органов и организаций и о предоставляемых ими услугах, а также для обеспечения доступа заявителей к получению государственных и муниципальных услуг в электронной форме;

центры телефонного обслуживания, оказывающие услуги по информированию заявителей с использованием телефонной связи о государственных и муниципальных услугах, предоставляемых органами и организациями;

в) инженерные и вспомогательные элементы в следующем составе:

система обеспечения информационной безопасности;

информационно-телекоммуникационные сети, обеспечивающие взаимодействие информационных систем при оказании государственных и муниципальных услуг;

сеть центров обработки данных, обеспечивающих функционирование инфраструктуры взаимодействия.

Единая система межведомственного электронного взаимодействия представляет собой федеральную государственную информационную систему, включающую информационные базы данных, в том числе содержащие сведения об используемых органами и организациями программных и технических средствах, обеспечивающих возможность доступа через систему взаимодействия к их информационным системам (далее - электронные сервисы), сведения об истории движения в системе взаимодействия электронных сообщений при предоставлении государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций в электронной форме, а также программные и технические средства, обеспечивающие взаимодействие информационных систем органов и организаций, используемых при предоставлении в электронной форме государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций.

Состояние дел в области предоставления госуслуг населению в электронном виде широко освещается в СМИ и мы его реально можем оценить, обратившись на соответствующие интернет-порталы.


Проблемы и перспективы

2.1. Развитие системы МЭДО

Основные перспективы развития системы МЭДО - это расширение состава её участников (система начинает «движение в регионы»), нашедшее отражение в изменениях, внесенных в положение о МЭДО, а также дальнейшие работы по легитимизации и стандартизации электронного документооборота.

При этом мы должны понимать, что, несмотря на очевидный прогресс в развитии электронного документооборота, существует еще достаточно много проблем - научно-методических, технических, организационных, требующих своего разрешения.

Первая и фундаментальная проблема состоит в том, что в Российской Федерации в настоящее время сложилось положение, при котором в стране отсутствует орган, наделенный функциями по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере делопроизводства и документооборота. Подчиненное Министерству культуры Российской Федерации Федеральное архивное агентство обладает в этой сфере относительно небольшими полномочиями, связанными, в основном, с согласованием ведомственных инструкций по делопроизводству. Мировая практика показывает, что в тех странах, где достигнут существенный прогресс в деле внедрения электронного документооборота, соответствующие структуры обладают значительно более широкими полномочиями. Очевидно, что назрела необходимость наделить Федеральное архивное агентство функциями по выработке государственной политики, нормативно-правовому регулированию, оказанию государственных услуг в сфере делопроизводства, документооборота и архивного дела, возможно, подчинив его напрямую Правительству Российской Федерации.

Вторая проблема - это разработка и утверждение в виде стандарта детально специфицированной модели электронного документа . В настоящее время, несмотря на широкое употребление этого термина, в том числе, и в нормативно-правовых актах, с сожалением приходится констатировать, что четкого понимания и однозначной интерпретации этого понятия нет. Де-факто, когда говорят об электронном документообороте, на самом деле речь идет об обороте электронных копий документов, исполняемых на бумаге. Следствием этого является то, что практически все нормативные документы в области делопроизводства и документооборота явно или неявно ориентированы на работу с бумажными документами. Попытка применить их к электронному документообороту сразу порождает массу вопросов и, в первую очередь, какую совокупность данных, хранящихся в вычислительной системе считать электронным документом?

Третья важная проблема, требующая дальнейшей проработки, это проблема аутентификации (подтверждения подлинности) электронных документов. Безусловно, принятие 6 апреля 2011 г. федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» является серьезным шагом в деле расширения сферы электронного документооборота. В настоящее время подготовлен и представлен в Правительство Российской Федерации проект Постановления о видах электронной подписи, используемых органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, порядке их использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи. Однако это не является исчерпывающим решением, охватывающим все случаи, когда требуется подтверждение подлинности документа. Дело в том, что электронная подпись имеет … ограниченный срок действия, определяемый стойкостью применяемой системы криптопреобразования. И это коренным образом отличает её от системы подтверждения подлинности (защиты) бумажного документа, базирующейся на использовании собственноручной подписи, печати и иных реквизитов. Электронная подпись вполне применима, когда срок её действия больше времени, в течение которого может возникнуть необходимость в использовании документа. При этом значительная часть документов Правительства и иных органов власти, как правило, имеют постоянный срок хранения.

Следующая проблема имеет технологический характер. Это проблема архивного хранения электронных документов. Все совершенно просто, когда мы имеем дело с бумажными документами: для хранения и работы с ними человеку кроме хранилища с полками или стеллажами, вообще говоря, ничего больше не требуется. А для работы с архивами электронных документов требуется значительно более сложная инфраструктура и технологии. Безусловно, информационные технологии гигантски ускоряют работу с документами. Но они и сами меняются с такой же скоростью. Для примера: только за последнее десятилетие мы наблюдали смену нескольких поколений типов носителей от гибких магнитных дисков разных форматов до оптических (CD, DVD, многослойные DVD, blue-ray диски и т.д.). А ведь каждый переход на новую технологию ставит задачу миграции колоссального объема накопленных данных на новую технологическую платформу, иначе это грозит потерей информации. Это делает понятным тот разумный консерватизм, который проявляет Росархив в деле внедрения электронных архивов. Однако этот консерватизм ставит в тупик разработчиков СЭД и организации, реализующие на основе этих СЭД делопроизводство в электронном виде, поскольку отсутствуют четкие спецификации (требования) Росархива к содержанию и форматам электронных документов, передаваемых на государственное хранение.

Еще одна проблема, непосредственно касающаяся межведомственного документооборота и взаимодействия ведомственных СЭД. Это проблема создания и ведения единой системы нормативно-справочной информации (классификаторов, словарей, справочников и т.д.), без которой практически невозможно минимизировать человеческое участие при взаимодействии ведомственных АС. Определенная работа в этом направлении в настоящее время проводится Росархивом и Федеральной службой охраны в качестве организатора МЭДО. Однако на наш взгляд, участие в этом процессе помимо госструктур также научного и бизнес-сообществ было бы весьма полезным.

И наконец, проблема, которую можно охарактеризовать как проблему «кризиса размерности» (или масштаба). Суть её состоит, в том, что число участников электронного документооборота расширяется лавинообразно. Это приводит к тому, что даже имеющееся значительное количество разработчиков не в состоянии удовлетворить всех потребителей. Причем все эти потребители различаются своими масштабами (размерами), финансовыми возможностями и степенью «продвинутости» в плане применения информационных технологий. Выходом в данном случае может послужить использование предложенной еще в начале 2000-х годов фирмой Microsoft и ныне интенсивно развиваемой на западе концепции SAAS (Software as a Service - программное обеспечение как услуга). В соответствии с этой концепцией крупными фирмами-провайдерами создаются мощные центры обработки данных (ЦОД), в которых комплексно и на высоком уровне решаются проблемы хранения, обработки, обеспечения целостности и безопасности данных, а также проблемы эксплуатации и обслуживания технических средств. В ЦОД устанавливается программное обеспечение, имеющее необходимую функциональность, доступную пользователям в виде совокупности сетевых сервисов. Одним из приложений таких ЦОД могут стать основанные на единых стандартах информационные системы, предоставляющие не обладающим собственными возможностями организациям услуги по ведению делопроизводства, документооборота и архивного хранения. Местом развертывания таких ЦОД, по нашему мнению, могут стать Росархив, центральные архивы федеральных органов исполнительной власти, а также архивные органы субъектов федерации, что в перспективе облегчит решение задач, связанных с передачей архивных фондов на государственное хранение.

2.2. Развитие инфраструктуры МЭВ и базирующихся на них технологий «электронного правительства», «электронного парламента» и др.

Очевидно, в данной области в ближайшей перспективе основные усилия будут сосредотачиваться на реализации постановления Правительства Российской Федерации от 8 июня 2011 г. № 451 и дальнейшем внедрении информационных технологий в сферу общественных отношений. Примером этому может служить разработка Концепции формирования в Российской Федерации электронного парламента до 2015 года, обсуждение которой состоялось 20 октября 2011 г. в Государственной Думе и тогда же она была одобрена на заседании президиума Совета при Президенте Российской Федерации по развитию информационного общества.

Видимо, не случайно даже подготовленный проект стандарта в области СЭД называется «ГОСТ Р СЭД. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.» и использует термин «электронное сообщение», а не «электронный документ».