В октябре 2015 года Росстатом были утверждены новые указания по заполнению формы, которая позволяла выполнять наблюдение за текучестью кадров на предприятии и использовать эти сведения для заполнения отчетности в ФНС в виде расчета среднесписочной численности работников. Рассмотрим все вопросы, связанные с заполнением расчета за квартал, полугодие, девять месяцев и год, а также на способе расчета необходимых показателей за месяц.

Особенности составления списка численности работников

Прежде всего следует отметить, что средняя численность работников определяется помесячно, и каждый сотрудник выступает в роли целой единицы. В списочную численность должны также включаться и наемные работники, с которыми у работодателя заключен трудовой договор.

Не имеет значения, какой тип работы выполняют данные лица: постоянную, временную, сезонную. Даже если человек справился с поставленной задачей за один день и получил заработную плату, то он учитывается как отдельная единица и отражается в отчете:

Существует специальный перечень работников, которые обязательно должны быть учтены при составлении отчетности:

• те, кто фактически осуществляет трудовую деятельность на предприятии или отсутствует по причине простоя;
• находящиеся в командировке;
• отсутствующие по причине временной нетрудоспособности;
• выполняющие государственные или общественные поручения и по этой причине отсутствующие на рабочем месте;
• работающие неполный день или неделю, а также на неполную ставку;
• состоящих на испытательном сроке;
• работающих на дому;
• проходящие дополнительное обучение;
• студенты, проходящие производственную практику или находящиеся в учебном отпуске;
• находящиеся в ежегодном отпуске, по беременности и родам, на выходном или в отгуле;
• принимающие участие в забастовках;
• иностранные граждане, трудоустроенные в организации;
• находящиеся под следствием;
• внутренние совместители учитываются как один человек.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Кроме данного перечня, существует список, согласно которому, работники не могут быть включены при расчете средней численности:

• внешние совместители;
• лица, выполняющие работу по договору ГПХ;
• работающие по спец. договорам;
• поступившие на работу в другую фирму по переводу;
• сотрудники, имеющие с работодателем ученический договор на проф. обучение;
• подавшие заявление на увольнение и прекратившие выполнять свои обязанности ранее утвержденного срока;
• собственники компании, не получающие зарплату;
• члены кооператива, не состоящие в трудовых отношениях с компанией;
• адвокаты;
• военнослужащие.

Используя эти два списка, ответственное лицо определяет списочную численность работников помесячно, а затем выполняет для отчетности расчет среднесписочной численности.

Порядок и формула расчета среднесписочной численности

Для расчета среднесписочной численности работников, необходимо, прежде всего, исключить их общего перечня следующие лица:

• женщин, находящихся в отпуске декретном;
• работников в отпусках по причине усыновления новорожденного из род.дома;
• работников, пребывающих в отпуске по уходу за ребенком до 1,5-3 лет;
• сотрудников, находящихся на обучении без сохранения зарплаты.

При выполнении расчета необходимо учесть следующее:

• определить общее число человеко-дней, которые отработал каждый сотрудник, делением общего числа человеко-часов в отчетном периоде на продолжительность рабочего дня. К примеру, по 40-часовой рабочей неделе, где работник трудится всего пять дней, один человеко-час составляет 8 часов;
• вычислить среднюю численность работников, занятых неполный день, делением отработанных человеко-дней на число рабочих дней, при этом дни болезни, отпуска или неявок условно включаются в расчет:

Расчет среднесписочной численности за полугодие, девять месяцев и год, производится путем суммирования всех показателей, полученных за месяцы отчетного периода и делением общей суммы на количество месяцев:

Пример расчета среднесписочной численности за квартал

Приведем пример расчета среднесписочной численности сотрудников предприятия за 1 квартал. Для этого составим небольшую таблицу:

Из таблицы видим, что среднесписочная численность за один день составила 3,9 человека. Теперь, чтобы получить средний показатель за 1 квартал 2017 года, достаточно умножить полученный результат на среднее число дней в месяце 29,4. В результате мы получим показатель в 114,6. Округляем, и получается среднесписочная численность человек в компании за первый квартал, равна 115 единицам.

Для статистики и отчетности в налоговую инспекцию российским предприятиям и организациям требуется ежегодный расчет среднесписочной численности работников. Для целей грамотного управления персоналом используется несколько иной показатель — численность работников в среднем за год. Рассмотрим оба этих показателя.

Средняя численность за год

Приказом Росстата от 02.08.2016 N 379 утверждена форма отчета № 1-Т "Сведения о численности и заработной плате работников", в которой отражается, в т.ч., показатель среднесписочной численности работников за год.

Как следует из пункта 8 Указаний по заполнению этой статистической формы, среднесписочная численность работников за год - это сумма численности работников за все месяцы отчетного года, деленная на двенадцать.

При расчете показателя среднесписочной численности, в частности, учитываются:

• фактически явившиеся на работу вне зависимости от того, работали они или нет по причине простоя;
• работавшие в командировках;
• нетрудоспособные, не явившиеся на работу;
• находящиеся на испытании и др.

Важно отметить, что внешние совместители, лица, находящиеся в ученическом отпуске, женщины в отпусках по беременности и родам, а также осуществляющие уход за ребенком, в данном расчете не учитываются.

Рассмотрим пример.

Среднесписочная численность по месяцам составляет:

• Январь - 345;
• Февраль - 342;
• Март - 345;
• Апрель - 344;
• Май - 345;
• Июнь - 342;
• Июль - 342;
• Август - 341;
• Сентябрь - 348;
• Октябрь - 350;
• Ноябрь - 351;
• Декабрь - 352.

Среднесписочная численность за год составит: (345 + 342 + 345 + 344 + 345 + 342 + 342 + 341 + 348 + 350 + 351 + 352) / 12 = 346.

Таким образом, статистический показатель среднесписочной численности за год в рассматриваемом случае составляет 346 человек.

Помимо статистики, этот показатель используется и для сведений, подаваемых в налоговую инспекцию.

Форма подачи сведений содержится в приложении к Приказу Налоговой службы от 29 марта 2007 года.

Указанные сведения должны подавать:

• организации вне зависимости от того, привлекали ли они наемный труд или нет;
• предприниматели, зарегистрированные не в текущем, а в предшествующих годах в случае привлечения наемного труда.

Таким образом, показатель среднесписочной численности используется для отчетности за прошедший год.

Для планирования на будущий год используется показатель «среднегодовая численность». Его расчет включает в себя большее количество данных по сравнению со среднесписочной численностью. Формулу расчета соответствующей численности рассмотрим ниже.

Среднегодовая численность работников. Формула расчета

Количество работников предприятия для указанного показателя рассчитывается по формуле:

СЧР = ЧНГ + ((Пр * мес) / 12) — ((Ув * мес) / 12),

СЧР — среднегодовая численность работников;

ЧНГ - численность работников предприятия на начало года;

Пр - количество принятых работников;

мес - количество полных месяцев работы (неработы) принятых (уволенных) работников с момента трудоустройства до окончания года, за который производится расчет;

Ув - количество уволенных работников.

Пример расчета среднегодовой численности рабочих:

В июле принято на работу 3 человека, в октябре уволен 1 человек. Численность работников на начало года 60 человек.

СЧР = 60 + ((3 * 5) / 12) — (1 * 3 / 12) = 61

Следовательно, в рассматриваемом случае среднегодовой показатель количества работников равен шестидесяти одному.

Этот показатель дает представление о структуре среднегодовой численности занятых в экономике предприятия работников.

Компании часто необходимо подсчитать среднесписочную численность работников для того, чтобы выполнить свои обязательства по сдаче отчетности или при выборе порядка налогообложения (например, для применения УСНО средняя численность сотрудников в компании должна быть не более 100 человек), также на основании показателей среднесписочной численности предприятие можно отнести к категории малых, средних или микро. По прошествии года фирма должна уведомить о среднесписочной численности работников налоговую инспекцию, для чего следует до 20 января представить в налоговый орган декларацию по форме КНД 1110018 по месту нахождения предприятия (индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников, – по месту жительства). Неправдивая информация о среднесписочной численности работников или несвоевременное представление/непредставление информации в налоговую инспекцию влечет за собой административную ответственность (штраф от 300 рублей).

Предприятия с обособленными подразделениями указывают в своем отчете среднюю численность работников в целом (с учетом численности по отдельным подразделениям), а вот для возможности применения льгот по НДС, налогу на землю и имущество уже необходимо знать среднесписочную численность сотрудников. Средняя численность – это более емкое понятие, чем среднесписочная численность, которое состоит из трех слагаемых:

• Средняя численность совместителей внешних.
• Среднесписочная численность.
• Средняя численность сотрудников, работающих по заключенным гражданско-правовым договорам.

Согласно нормам Указаний по заполнению федерального статистического наблюдения Сведений о заработной плате и численности работников, которые утверждены приказом Росстата от 2008 года средняя списочная численность за каждый календарный день включает:

• Работников, отсутствующих по уходу за больным членом семьи или по причине заболевания (подтверждается больничным листом).
• Сотрудников, которые фактически пришли на рабочее место.
• Лиц, которые отсутствуют на работе в связи с пребыванием на общественных работах, прохождением работы на дому.
• Сотрудников, работающих по методу вахты.
• Лиц, временно принятых на место отсутствующего по каким-либо причинам работника.
• Лиц, которые отсутствуют на работе из-за простоя организации.
• Сотрудников, которые отправлены на повышение квалификации с отрывом от рабочей деятельности.
• Работников, участвующих в забастовках, митингах, находившихся под следствием до решения суда, совершавших прогулы.
• Лиц, которые приняты на неполный рабочий день или рабочую неделю (половина единицы).
• Сотрудников, получивших выходной (отгул) за переработку или ранее отработанное время.
• Студентов, которые приняты на должность на срок прохождения производственной практики.

Формула расчета среднесписочной численности

Среднесписочную численность за месяц подсчитывают, используя ежедневные коэффициенты списочной численности. Для этого используют табель рабочего времени, в котором должны быть отражены все изменения по кадрам.

Расчет проводится по сотрудникам, работающим полностью весь рабочий день (Ч1) и отдельно по сотрудникам, которые работают только часть рабочего дня (Ч2).

Для их подсчета используются формулы: Ч1 = Ч: Д. Где Ч – это списочная численность за весь календарный месяц, Д – количество календарных дней в расчетном месяце.

Фактически при подсчете высчитывается среднеарифметический показатель списочной численности за месяц, после подсчета количества работников за первый день месяца к нему прибавляется количество каждого последующего дня до окончания месяца, при этом праздничные и выходные дни обязательно включаются в этот расчет. Численность за эти дни указывается аналогично данным предыдущего рабочего дня.

Вторая формула: Ч2 = Т: Тдн: Драб. Где Т – это сумма всех отработанных часов в календарном месяце, Драб – количество рабочих дней в календарном месяце, а Тдн – продолжительность одного рабочего дня в часах.

Если сотрудники по инициативе работодателя переведены на неполный день работы, то для расчета они принимаются в качестве единицы. Внутренние совместители и сотрудники, которые работают на предприятии сразу на нескольких ставках или на половине ставки, для подсчета также принимаются как единица и эти показатели учитываются в расчете среднесписочной численности работников. Сложив показатели Ч1 и Ч2 можно получить среднесписочную численность работников за месяц.

Для расчета среднесписочной численности работников за квартал, 9 месяцев, полугодие или год необходимо сложить среднесписочную численность за соответствующие месяцы, а затем полученное значение разделить на 3, 6, 9 или 12. В тех случаях, когда организация осуществляет деятельность неполный год, значение среднесписочной численности работников все равно делится на 12.

На сегодняшний день существует большое количество специальных программ для подсчета коэффициента среднесписочной численности работников, например, «1С зарплата-кадры». Можно найти также формы для осуществления автоматического расчета в интернете на онлайн-сервисах, например, на официальном сайте «Бухсофт».

Рассмотрим примеры расчета среднесписочной численности работников.

Пример 1

В компании у сотрудников в течение одного месяца несколько раз изменялась нагрузка, численность работников в начале месяца составляла 21 человек, работающих на полную ставку по 8 часов в сутки, а с 18 числа у трех человек нагрузка снизилась на 4 часа. Подсчитаем среднесписочную численность для 3 сотрудников за 10 дней: за каждый рабочий день 1 работник учитывается как 0,5 человека, поэтому 3 сотрудника – это 1,5 человек, тогда 1,5 × 10 = 15 человеко-дней. На полную ставку 10 ней работали: 21 — 3 = 19 человек. Следовательно, получим: (15+19) / 24 = 1,41, где 24 – это количество рабочих дней в этом месяце, 21 + 1,41 = 22 сотрудника среднесписочной численности.

Пример 2

В штате предприятия находится 20 сотрудников, 16 из которых полностью отработали месяц. Сотрудник Иванов с 4.03 по 11.03. был на больничном, поэтому его включают в расчет как целую единицу за каждый день, а сотрудник Петров является внешним совместителем, и он не включается в среднесписочную численность. Сотрудница Сидорова пребывает в отпуске по уходу за ребенком, поэтому в среднесписочную численность ее не включают, а сотрудник Сергеев работал весь месяц только по 4 часа в сутки, при проведении расчета он будет учитываться пропорционально своему отработанному времени. По итогу месячная среднесписочная численность сотрудников составит: 16 + 1 + 20 / 31 + 4 * 31 / 8 / 31 = 16 + 1 + 0,7 + 0,5 = 18,2 человек.

Пример 3

Списочная численность работников предприятия с 1 по 15 мая составила 100 человек, а с 16 по 30 мая – 150 человек. В мае две сотрудницы фирмы пребывали в отпуске по беременности и родам, также все сотрудники предприятия с мая были приняты на полный рабочий день. Таким образом, среднесписочная численность работников предприятия за месяц (май) составит: 15 дней х (100 человек – 2 человека) + (150 человек – 2 человека) х 15 дней = 3690 человек. Затем 3690 человек необходимо поделить на 31 календарный день, в итоге получается 119,032 человека. Полученную цифру округляют до целого числа, получая 119 человек.

Исключения

Из среднесписочной численности исключаются сотрудники, которые находятся:

• В оплачиваемых отпусках в связи с рождением или усыновлением ребенка, беременностью.
• В отпусках по уходу за ребенком до достижения им полуторагодовалого возраста.
• В отпусках без сохранения заработной платы для обучения или сдачи вступительных экзаменов в общеобразовательных учреждениях.

Военнослужащие и заключенные, которые работают по специальным договорам, заключенным с государственными учреждениями, считаются при подсчете целыми единицами за каждый рабочий день.

Часто при подсчетах получается дробное число, которое необходимо в обязательном порядке округлить. Округление среднесписочной численности работников осуществляется по следующим принципам:

• Если после запятой стоит четыре или цифра меньшего значения, то целое число оставляют неизменным, а знаки после запятой убирают.
• Если после запятой стоит пять или цифра большего значения, то к целому числу прибавляю единицу, а знаки после запятой убирают.

Необходимо иметь в виду то, что округляется только конечная цифра, которая вносится в налоговый отчет, при этом промежуточные результаты округлению не подлежат.

Как рассчитать среднюю численность по гражданско-правовым договорам и совместителей

Чтобы вычислить среднюю численность сотрудников фирмы, которые являются внешними совместителями, необходимо провести точный подсчет потраченного ими рабочего времени в часах и использовать алгоритм, аналогичный расчетам, применяемым для нахождения среднесписочной численности работников, которые отработали рабочее время не полностью. А среднюю численность сотрудников, выполняющих свои обязанности по гражданско-правовым договорам, рассчитывают по тому же алгоритму, что и для расчета среднесписочной численности работников, которые полностью отработали свой рабочий день. Их указывают в табеле в качестве единицы за день срока, который обозначен в календарных днях в условиях договора. Сложив все три показателя, можно получить среднюю численность предприятия.

Многие предприниматели, которые ведут свою деятельность на законных основаниях, вынуждены сталкиваться с понятием среднесписочной численности сотрудников. Для тех, кто не имеет специальных программ вроде 1С, вопрос, как посчитать среднесписочную численность работников за год, остается актуальным.

Как считать среднесписочную численность за месяц на примере

1. Подсчет сотрудников на полной занятости.
2. Подсчет сотрудников с неполной занятостью.
3. Итоговый расчет и округление.

На начало месяца в организации трудилось 50 сотрудников на полном рабочем дне.
20 мая 5 работников уволились.
Также в организации трудились 10 работников на неполном рабочем дне (4 часа в день).

Шаг 1 - считаем численность на полном графике

Исходя из наших условий, получается, что 50 сотрудников отработали полный месяц, а 5 работали 20 дней.

Формула проста:

• Общая сумма всех значений списочной численности на каждый день / Количество дней в месяце по календарю

Применим формулу и получим следующий расчет:

• (50*31 + 5*20) / 31 = 55,22

Это и есть среднесписочная численность сотрудников на месяц с полной занятостью.

Шаг 2 - подсчет с неполной занятостью

Определимся с формулой:

• Общая сумма отработанных часов / Продолжительность рабочего дня / Количество рабочих по производственному календарю

Параметр «Продолжительность рабочего дня» считается как количество часов в рабочей недели, разделенное на количество дней. Например:

• часов / 5 = 8;
• 36 часов/ 5 = 7,2;
• 32 часов / 5 = 6,4 и так далее.

Фактически, среднесписочная численность равна сумме полностью отработанных дней такими работниками.

Предположим, что в марте было 22 рабочих дня, и наши 5 работников трудились по 4 часа. Рабочий день в компании восьмичасовой.

Применим формулу:

• (5*4*22) / 8 / 22 = 2,5

Что получается верно, если учесть, что наших сотрудников пятеро, а работают они половину рабочего дня.

Шаг 3 - суммируем показатели и округляем среднесписочную численность

В итоге производим суммирование показателей из шага 1 и 2:

• 55,22 + 2,5 = 57,72

А после производим округление:

• 57,72 = 58 — это и есть конечная среднесписочная численность.

Стоит заметить, что округление среднесписочной численности производится до целого числа по арифметическим правилам. Также важно производить округление именно на последнем этапе. В противном случае мы можем получить искаженные данные.

В нашем случае, если бы мы округлили сразу, на 1 и 2 шаге, то мы бы получили значение на 1 человека меньше.

Как считать среднесписочную численность работников за год

Если у нас уже есть все показатели по месяцам, то подсчитать численность за год не составит труда. Считается она по формуле для вычисления средней арифметической. Для этого нужно обратиться к формуле:

• (Среднесп. численость Месяца 1 + Среднесп. численость Месяца 2 + …. + Среднесп. численость Месяца 12) / 12

Пример . Имеем следующую картину по месяцам:

• Январь — 66
• Февраль — 65
• Март —
• Апрель — 69
• Май —
• Июнь — 76
• Июль — 69
• Август — 80
• Сентябрь — 81
• Октябрь — 79
• Ноябрь —
• Декабрь —

Считаем среднесписочную численность по году:

(66+65+70+69+70+76+69+80+81+79+77+70) / 12 = 72,66

Округляем и получаем 73 .

Аналогично показатель считается и для квартала. Только делить, естественно, нужно на 3.

Кого считать?

Сотрудники, имеющие полную занятость в сфере деятельности, а точнее, их количество берется из показателей списочной численности. Данный показатель берут из формы по учету явки на работу наемных сотрудников. Главным основанием для включения в списочную численность служит приказ руководства о приеме на работу, который базируется на подписании трудового договора.

Считают только тех работников, которые пришли фактически, те, кто не пришел на работу по какой-либо причине, кто оформлен на работу по сезону или просто временно, а еще лица, заменяющие отсутствующих людей.

Кто не подлежит учету

• Совместители внешней категории.
• Принятые на основании гражданско-правовых договоров.
• Те лица, которые подают заявление, желая уволиться.
• Лица, оказывающие адвокатские услуги.
• Лица, находящиеся на обучении в неоплачиваемом отпуске.
• Сотрудницы, вышедшие в отпуск, связанный с беременностью и родами.
• Отпускники, осуществившие усыновление новорожденного.
• Учредители, которым не начисляется заработная плата, и т.д.

Необходимость показателя

Необходимо знать, какие типы сотрудников учитываются при расчете, а какие – нет.

Данные по среднесписочному учету вносятся в множество ведомостей, рассматриваются для определения права на льготы, наконец, подаются в ФНС. Это первый отчет, который подается в новом году.

Кроме того, при поиске сумм налогов по большинству систем обложения налогами, частному предпринимателю также придется столкнуться с этим показателем.

Составные формулы

Существует определенная формула, которая диктуется Росстатом.

Считается среднесписочная численность работников за годкак суммовое значение найденного показателя численностей за составляющие его месяцы, разделенная на количество, то есть 12 месяцев в году.

Характерно, что даже если предприятие не выполняло деятельность круглый год, чтобы посчитать этот показатель, необходимо будет показатели всех проработанных месяцев просуммировать и разделить на 12.

Периодичные данные по численности, например, за полгода или квартал, могут использоваться для предоставления отчетности в Фонды.

Поскольку находимый показатель будет оказывать влияние на корректность рассчитываемых к уплате налогов, необходима уверенность в правильности ведомого учета по сотрудникам.

Итак, мы рассмотрели основные положения, связанные с тем, как считается среднесписочная численность работников. Стоит учитывать, что определение этой численности по сотрудникам, проработавшим неполный день, производят по отдельной формуле, а не обычным суммированием показателей, как в случае со списочным показателем численности полноценно занятых сотрудников.

Очень важно совершать все расчеты правильно, поскольку за ошибки или несвоевременную подачу отчета по численности грозит штраф ответственному лицу, а также административная ответственность руководителю предприятия.